Como Compartilhar a Disponibilidade de Reuniões do Calendário do Outlook

O Outlook Calendar é ótimo para ser agendado internamente, ou seja, para reuniões com pessoas da mesma organização Microsoft, mas não é tão eficaz quando se trata de compartilhar a disponibilidade com pessoas que não fazem parte da sua organização Microsoft ou que nem sequer possuem uma conta Microsoft Outlook.

Para lidar com essa limitação, a Microsoft criou outra ferramenta chamada Microsoft Bookings (semelhante ao Calendly), que permite compartilhar sua disponibilidade do Outlook por meio de um link.

Neste artigo, explicaremos dois métodos para compartilhar sua disponibilidade do Outlook Calendar: primeiro, usando o Microsoft Bookings e, segundo, com uma ferramenta de calendário de terceiros como o OneCal.

Método 1: Compartilhar a disponibilidade de reuniões do Outlook Calendar usando o Microsoft Booking

O Microsoft Bookings é uma ferramenta disponível nos Planos Microsoft 365 Business que permite criar um link de agendamento, possibilitando que outras pessoas marquem reuniões com você com base na sua disponibilidade.

Como o Microsoft Bookings faz parte dos planos premium, é necessário ter uma assinatura ativa para acessar e usar esse recurso. Vamos ver como funciona!

Etapa 1: Acesse o Microsoft Bookings

1. Faça login no Outlook na web ou abra o Microsoft 365.
2. Clique no Iniciador de Aplicativos (ícone de grade) no canto superior esquerdo e selecione Bookings.
3. Se for a primeira vez que estiver utilizando, será necessário configurar uma página de agendamento seguindo as instruções na tela.

Etapa 2: Configure sua página de agendamento

1. Vá para “Booking Page” no menu à esquerda.
2. Personalize sua disponibilidade definindo o horário comercial, a duração das reuniões e os intervalos entre os compromissos.
3. Escolha seu método de reunião preferido, como Microsoft Teams, ligação telefônica ou reunião presencial.

Etapa 3: Gere seu link de agendamento

1. Após definir sua disponibilidade, vá até “Share” no canto superior direito.
2. Clique em “Copy link” para obter seu link de agendamento exclusivo.
3. Você também pode selecionar “Email” para enviar o link diretamente aos destinatários.

Etapa 4: Compartilhe sua disponibilidade do Outlook por e-mail

1. Abra o Outlook e redija um novo e-mail ou responda a uma mensagem existente.
2. Cole seu Link de Agendamento no corpo do e-mail com uma breve mensagem explicando como os destinatários podem marcar uma reunião com você.
3. Envie o e-mail e os destinatários poderão reservar um horário que funcione para ambos.

Método 2: Compartilhar disponibilidade do Outlook Calendar usando o OneCal

Outra forma de compartilhar sua disponibilidade do Outlook Calendar é utilizando um aplicativo de calendário de terceiros como o OneCal.

Esse método é fácil e eficiente, permitindo criar um link de agendamento em tempo real que sincroniza múltiplos calendários, incluindo Outlook, Google Calendar e Apple Calendar.

Vamos passar pelas etapas:

Etapa 1: Cadastre-se e sincronize seu calendário

1. Acesse o site do OneCal e cadastre-se para um teste gratuito.
2. Após o login, você será direcionado para uma página onde poderá conectar todos os seus calendários. É possível conectar calendários do Outlook, Google e iCloud.

Etapa 2: Acesse “Booking Links”

1. Na barra lateral, clique em “Booking Links” na seção “Manage”.
2. Na página de Booking Links, clique no botão “New Link”.

Etapa 3: Escolha seu tipo de reunião

1. Um pop-up aparecerá com duas opções:
2. • One-on-one: Para reuniões individuais entre você e um convidado. É possível permitir que o convidado convide outros participantes.
   • Collective: Para reuniões em grupo com múltiplos participantes. Os Links de Agendamento do OneCal consideram a disponibilidade de várias pessoas em todos os calendários conectados. Cada pessoa também pode configurar qual calendário será considerado na disponibilidade de cada link de agendamento.
   
2. Selecione o tipo de reunião que melhor atende às suas necessidades.

Etapa 4: Personalize seu link de agendamento

1. Preencha os campos obrigatórios:
2. • Title: Nomeie a reunião (por exemplo, “Reunião de Conteúdo”).
   • URL: Uma URL personalizada será gerada para seu link de reunião.
   • Description: Adicione uma breve descrição da reunião, se necessário.
   • Duration: Defina a duração da reunião (por exemplo, 15, 30 ou 60 minutos).
2. Escolha seu método de reunião preferido, como Zoom, Microsoft Teams, chamadas telefônicas ou presencial.
3. Ajuste as configurações avançadas (por exemplo, horário de trabalho, intervalos, identidade visual), se necessário.
   Exemplo de Personalização de Link de Agendamento no OneCal: 
   Exemplo de Limites em Links de Agendamento no OneCal: 
4. Clique em Salvar para finalizar seu link de agendamento.

Etapa 5: Compartilhe seu link de agendamento

1. Assim que seu link estiver pronto, volte para a página Booking Links.
2. Copie o link clicando no ícone “Copy” ao lado do título do seu agendamento.
3. Compartilhe esse link por e-mail, inclua na sua assinatura de e-mail ou envie por qualquer plataforma de mensagens.
4. Os destinatários podem clicar no link, visualizar sua disponibilidade e agendar uma reunião sem a necessidade de trocas de mensagens.
   Veja como os destinatários visualizam a página para agendar uma reunião com você:

Etapa 4: Atualizações automáticas no calendário

Após uma reunião ser agendada, o OneCal atualiza instantaneamente todos os calendários conectados, evita conflitos de horários e mantém tudo sincronizado.

Esse método é mais rápido, flexível e funciona com diversos serviços de calendário, sendo uma excelente alternativa às ferramentas de agendamento nativas do Outlook.

Recapitulação: Qual é o melhor método para compartilhar a disponibilidade do Outlook?

Embora o Microsoft Outlook tenha suas vantagens, como integração total com o Microsoft 365, agendamento automatizado com uma página de reservas e fácil sincronização com o Outlook Calendar, existem algumas limitações que podem não atender às suas necessidades.

Por exemplo, o uso do Microsoft Booking requer um plano Microsoft 365 Business, que começa em $7.20 por usuário/mês para recursos básicos e $26.40 por usuário/mês para o Microsoft 365 Business Premium.

Já o OneCal começa em apenas $5/mês (pagamento anual), sendo uma solução de agendamento mais acessível e com benefícios adicionais.

Outra limitação do Microsoft Bookings é que ele funciona apenas com o Outlook Calendar, o que significa que você não pode conectar calendários do iCloud, Google ou outras plataformas. Isso pode ser um problema para profissionais que gerenciam vários calendários em diferentes serviços.

Com o OneCal, você pode sincronizar vários calendários em tempo real, garantindo que não haja conflitos de agendamento e mantendo todos os eventos atualizados entre as plataformas.

A personalização é outro ponto onde o Microsoft Bookings deixa a desejar. Embora forneça páginas de agendamento básicas, o nível de personalização é limitado.

O OneCal, por outro lado, permite aos usuários personalizar completamente os links de agendamento, incluindo opções de identidade visual como cores, fontes, logotipos e até pré-visualizações para redes sociais. Isso proporciona uma experiência de agendamento mais profissional e personalizada, alinhada à sua marca.

Exemplo de Link de Agendamento com Marca Personalizada no OneCal:

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FAQ

Como posso compartilhar calendários do Outlook, Google e Apple com um único link de agendamento?

Use o OneCal. Você pode conectar os calendários do Outlook, Google e iCloud ao OneCal, e então criar um link de agendamento que considera a disponibilidade de todos os seus calendários.

O OneCal atualiza todos os calendários assim que uma reunião é agendada?

Por padrão, o OneCal bloqueia o horário em apenas um calendário, conforme configurado ao criar o link de agendamento. Você pode criar uma sincronização de calendário para manter todos os seus calendários sincronizados.

O OneCal suporta reuniões em grupo que verificam os calendários de vários colegas?

Sim. Você pode convidar seus colegas de equipe para o OneCal e criar links de agendamento coletivos que consideram a disponibilidade de vários membros da equipe.

Quão seguros são os links de agendamento do OneCal?

Os links de agendamento do OneCal são muito seguros. Os dados são criptografados em trânsito e em repouso, dentro de uma VPC privada. Além disso, o OneCal é aprovado pela Microsoft e Google e utiliza OAuth2 para conexões de calendário.