Kalender-Zeitblockierung: Alles, was Sie 2024 wissen müssen

Nachdem ich jetzt über ein Jahrzehnt gearbeitet habe, ist mir eine Sache aufgefallen, die mir hilft, produktiver zu sein und mehr in Bezug auf Qualität und Quantität zu liefern: organisiert und vorbereitet zu sein.

Eine der besten Methoden, um organisiert und vorbereitet zu bleiben, besteht darin, in Ihrem Kalender Zeit für die Hauptfokuspunkte eines Arbeitstages zu blockieren.

In diesem Artikel erfahren wir mehr über Kalender-Zeitblockierung, die Vorteile, Ratschläge und Tools, die Ihnen helfen, effizienter zu blockieren.

Was ist Kalender-Zeitblockierung?

Einfach ausgedrückt, ist Kalender-Zeitblockierung das Erstellen von Zeitblöcken in Ihrem Kalender für Arbeit oder Aktivitäten, die Sie planen zu tun. Sie können die einfachsten Aufgaben blockieren, wie zum Beispiel Sport treiben, ein Buch lesen oder sogar an spezifischen Zielen in Ihrer täglichen Arbeit arbeiten. Nichts ist ausgeschlossen, solange es etwas ist, das Sie tun.

Idealerweise möchten Sie Zeit in Ihrem Kalender für wichtige Arbeitsaufgaben und Aktivitäten blockieren, die Sie innerhalb eines Tages abschließen möchten, und offene Slots für unerwartete Arbeitsaufgaben lassen.

Beispiel für Zeitblockierung:

Was sind die Vorteile der Kalender-Zeitblockierung?

Kalender-Zeitblockierung hat viele Vorteile, vor allem:

Verbesserte Konzentration und Produktivität: Zeitblockierung hilft Ihnen, spezifische Perioden für Aufgaben zuzuweisen, Ablenkungen zu reduzieren und Ihre Fähigkeit, sich auf die anstehende Arbeit zu konzentrieren, zu verbessern. Dies führt zu höherer Produktivität, da Sie Aufgaben wahrscheinlich innerhalb ihrer festgelegten Zeiten abschließen.
Besseres Zeitmanagement: Indem Sie Ihren Tag in Zeitblöcke für verschiedene Aktivitäten organisieren, gewinnen Sie ein klareres Verständnis dafür, wie Ihre Zeit verbracht wird. Dieses Bewusstsein ermöglicht eine bessere Planung und Zeitmanagement, was Ihnen hilft, Aufgaben effektiver zu priorisieren.
Ihre Zeit und Ihr Zeitplan sind geschützt: Wenn Sie keine Zeit in Ihrem Kalender für wichtige Aufgaben blockieren, besteht die Gefahr, dass Sie durch zufällige Meetings von Ihren Teammitgliedern unterbrochen werden, die denken, dass Sie nicht beschäftigt sind. Zeitblockierung hilft Ihnen, Ihren Zeitplan zu schützen, während Sie produktiv sind.

Wie blockiert man Zeit im Kalender?

Wie oben erwähnt, können Sie Zeitblöcke für persönliche Aufgaben oder arbeitsbezogene Aufgaben im Kalender erstellen. Es gibt zwei Hauptmethoden, um Zeit im Kalender zu blockieren:

Zeitblöcke nach Relevanz gruppieren: Anstatt einen Zeitblock für jede Aktivität zu erstellen, können Sie die geblockte Zeit nach Relevanz und Kontext der Aktivität, die Sie durchführen, gruppieren. Wenn Sie arbeiten, können Sie einen Zeitblock erstellen, der Fokuszeit heißt.
Individuelle Zeitblöcke erstellen: Wenn Sie modularer sein möchten, können Sie einen Zeitblock pro Aufgabe oder Aktivität erstellen. Anstatt einen einzigen Block Fokuszeit zu erstellen, könnten Sie diese Zeitblöcke erstellen: E-Mails lesen, E-Mails beantworten, auf Kundenfeedback reagieren, usw.

Beide Methoden der Zeitblockierung haben Vor- und Nachteile und funktionieren im Allgemeinen gut. Wichtig ist, Zeit in Ihrem Kalender zu blockieren.

Beispiel für das Erstellen eines Gruppen-Zeitblocks:

Tipps, um mit dem Blockieren von Kalenderzeiten zu beginnen

1. Identifizieren Sie die wichtigsten Dinge, die Sie für den Tag/die Woche erledigen möchten

Der erste Schritt beim Blockieren von Kalenderzeiten besteht darin, zu entscheiden, was Sie blockieren möchten. Dies wird normalerweise täglich oder wöchentlich geplant, wenn Sie Ihre täglichen Aktivitäten kennen.

Es ist besser, wenn Sie sich ein wenig Zeit nehmen, um dies zu durchdenken, da dies Ihre Agenda sein wird (natürlich mit flexibler Zeit). Sie möchten sicherstellen, dass die Zeitblöcke, die Sie erstellt haben, eine entscheidende Rolle dabei spielen, die Ziele zu erreichen, die Sie sich für den Tag oder die Woche gesetzt haben.

2. Stellen Sie sicher, dass Sie Zeit für unerwartete Aufgaben lassen

Das Feld ist nicht immer grün, und Dinge laufen nicht immer wie geplant. Als Faustregel wird empfohlen, leere Zeitblöcke für unerwartete Meetings, Aktivitäten oder Arbeitsaufgaben zu lassen.

Dies gibt Ihnen die Ruhe, dass niemand Sie unterbricht, wenn Sie an wichtigen Aufgaben arbeiten, und Sie haben die Flexibilität, unvorhergesehene Aufgaben zu übernehmen.

3. Blockieren Sie Ihren Kalender im Voraus

Im Vergleich dazu ist es besser, die Ziele für die Woche zu kennen, als nur zu wissen, was Sie jeden Tag erreichen werden. Den Zeitplan für die ganze Woche zu kennen, macht Sie widerstandsfähiger und flexibler.

Darüber hinaus werden Sie produktiver sein, da Sie Ihre Aufgaben oder Aktivitäten im Voraus kennen, was keinen Spielraum für unerwartete Ereignisse lässt.

4. Stellen Sie sicher, dass Sie Zeit aus anderen Kalendern blockieren (persönlicher Kalender usw.)

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Fachleute mehr als einen Kalender haben, wie einen persönlichen Kalender, Kundenkalender und mehr. Oft enthalten diese Kalender Meetings oder Veranstaltungen, an denen Sie teilnehmen werden.

Es wird empfohlen, dass Sie automatisch Zeit in all Ihren Kalendern blockieren. Das ist nicht so einfach, wie es scheint, aber Sie können ein Kalendersynchronisations-Tool verwenden, um diese Meetings automatisch zu Ihrem Kalender zu senden, sobald sie erstellt werden.

Beispiel für zwei synchronisierte Kalender:

5. Stellen Sie sicher, dass Ihre geblockte Zeit in allen Kalendern angezeigt wird

Ein weiterer wichtiger Punkt, wenn Sie mehrere Kalender verwalten, besteht darin, Ihre geblockte Zeit über alle Ihre Kalender zu senden, um Doppelbuchungen in anderen Kalendern zu vermeiden.

Sie haben Ihren Zeitplan für die ganze Woche in Ihrem Hauptkalender geplant, aber wenn Ihre Teammitglieder in Ihren anderen Kalendern nicht wissen, dass Sie beschäftigt sind, werden sie Zeit mit Ihnen buchen, was zu Meetingkonflikten und Verwirrung führt.

6. Verwenden Sie eine Kalenderblockierungs-App, um das Blockieren von Kalenderzeiten zu erleichtern

Apps zum Blockieren von Kalenderzeiten wie OneCal haben es sehr einfach gemacht, Ihre Zeitblöcke über alle Ihre Kalender zu verteilen und denselben Zeitplan und dieselbe Verfügbarkeit in jedem Kalender zu teilen.

Die Verwendung einer Teamkalender-App wie Outlook oder Google Kalender wird ebenfalls empfohlen, da es leicht ist, Zeit in Ihrem Kalender zu blockieren, wiederkehrende Zeitblöcke festzulegen, die Kalender Ihrer Teammitglieder zu blockieren und mehr.

Verwenden Sie OneCal, um Zeit in Ihrem Kalender zu blockieren

Eine Kalender-App zu haben, die automatisch Zeit für Sie in all Ihren Kalendern blockiert, ist lebensrettend, da Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass Teammitglieder wegen Ihrer Verfügbarkeit verwirrt sind.

Sie können sich kostenlos bei OneCal anmelden, keine Kreditkarte erforderlich, und das Zeitblockieren selbst erleben.