So synchronisieren Sie Outlook-Kalender – Leitfaden 2024

Wenn Sie mehrere Outlook-Kalender nutzen und diese synchronisieren möchten, um die Verfügbarkeit zu vereinheitlichen und Verwirrung zwischen Teammitgliedern zu vermeiden, ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie.

In diesem Artikel erklären wir die Probleme bei der Verwaltung mehrerer Outlook-Kalender, warum das Veröffentlichen und Importieren von Outlook-Kalendern diese letztendlich nicht synchronisiert und welche Lösung tatsächlich funktioniert, um Outlook-Kalender zu synchronisieren.

Was löst die Synchronisierung von Outlook-Kalendern?

Das Hauptproblem bei der Verwaltung mehrerer Outlook-Kalender besteht darin, dass Kolleg*innen Ihre Verfügbarkeit bei der Planung von Meetings über Ihre Arbeitskalender nicht kennen.

Angenommen, Sie sind Beraterin bei Wayne Enterprises und Acme Inc.; Kolleginnen bei Acme Inc. wissen nicht, wann Sie bei Wayne Enterprises beschäftigt sind und umgekehrt.

Beispiel: Martha von Wayne Enterprises hat ein Meeting mit Ihnen vereinbart, weiß jedoch nicht, dass Sie zur gleichen Zeit bei Acme Inc. gebucht sind. Das bedeutet, dass Sie doppelt gebucht sind und mit Martha hin und her kommunizieren müssen, um das Meeting neu zu planen.

Wenn Ihre Outlook-Kalender synchronisiert wären, würde Martha sehen, dass Sie zu dieser Zeit beschäftigt sind, und einen anderen Termin finden, um ein Meeting mit Ihnen zu vereinbaren.

Outlook-Kalender über die Kalenderfreigabefunktion synchronisieren

Outlook bietet eine Möglichkeit, einen Kalender zu veröffentlichen und in einem anderen Konto zu importieren. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Kalender synchronisiert sind. Das Veröffentlichen eines Kalenders und dessen Import in ein anderes Konto dient nur dazu, dass Sie mehrere Outlook-Kalender in einem Outlook-Konto anzeigen können, aber letztendlich sind die Kalender separat.

Sie sind die einzige Person, die alle Kalender in einer Ansicht sieht. Wenn Ihre Teammitglieder die Zeit über Ihre Arbeitskalender buchen, können sie die Ereignisse in importierten Outlook-Kalendern nicht sehen.⁠ ⁠

Vorteile der Freigabe von Outlook-Kalendern

Obwohl die Freigabefunktion im Outlook-Kalender die Kalender nicht synchronisiert, bietet sie einige Vorteile:

• Sie können mehrere Kalender in einem Konto anzeigen: Wenn Sie mehrere Outlook-Kalender in separaten Konten verwalten, können Sie diese in ein einziges Konto importieren und müssen nicht mehr zwischen Konten wechseln.

Nachteile der Freigabe von Outlook-Kalendern

• Freigabe synchronisiert Outlook-Kalender nicht: Wie oben erwähnt, erleichtert die Freigabe nur die Anzeige aller Kalender in einem Konto, letztendlich bleiben die Kalender jedoch getrennt. Wenn Teammitglieder eine Zeit in einem Kalender mit Ihnen buchen, können sie nicht sehen, dass Sie in Ihren importierten/geteilten Kalendern gebucht sind.

• Updates brauchen bis zu 24 Stunden, um sich zu verbreiten: Es ist wichtig zu beachten, dass Updates aus einem freigegebenen Kalender bis zu 24 Stunden dauern können.⁠ Wenn zum Beispiel jemand bei Acme Inc. ein Meeting bucht und Sie Acme Inc. in Ihr Wayne Enterprises Outlook-Konto importiert haben, kann es eine Weile dauern, bis dieses Meeting im importierten Acme Inc. Kalender angezeigt wird.

• Eingeschränkte Freigabeoptionen: Bei der Veröffentlichung eines Outlook-Kalenders können Sie entweder alle Ereignisdetails anzeigen oder keine. Es gibt keinen Mittelweg. Wenn Sie die Option auswählen, alle Ereignisdetails anzuzeigen, wird Ihr Kalender öffentlich, und jeder, der die URL hat, kann Ihre Ereignisse sehen.

Wie synchronisiere ich Outlook-Kalender automatisch?

Um die Ereignisse zwischen zwei oder mehr Outlook-Kalendern wirklich zu synchronisieren, müssen Sie ein Kalendersynchronisierungstool wie OneCal verwenden.

OneCal synchronisiert mehrere Outlook-Kalender in Echtzeit, sodass Ihre Outlook-Kalender die Verfügbarkeit widerspiegeln und keine Doppelbuchungen entstehen.

Mit OneCal können Sie:

• Zwei-Wege-Synchronisierung mehrerer Outlook-Kalender

• Einstellungen zum Klonen von Ereignissen anpassen und Ihre Datenschutzpräferenzen anpassen

• So viele Kalender synchronisieren, wie Sie möchten

Um zwei (oder mehr) Outlook-Kalender in Echtzeit automatisch zu synchronisieren, folgen Sie diesen Schritten:

1. Registrieren Sie sich für OneCal (kostenlos)

Sie können ein kostenloses OneCal-Konto erstellen, ohne eine Kreditkarte zu benötigen. Sie können Ihr Konto jederzeit löschen, es gibt keine Verpflichtungen.

2. Verbinden Sie Ihre Outlook-Kalender

Mit OneCal können Sie so viele Outlook-Kalender verbinden, wie Sie möchten. Wir verwenden offizielle Outlook-APIs, um eine Verbindung zu Ihren Kalendern herzustellen und speichern keine Ereignisdetails. Sie können den Zugriff auf OneCal jederzeit widerrufen.

Nachdem Sie Ihr Outlook-Konto autorisiert haben, können Sie die Kalender auswählen, die zu diesem Konto gehören:

3. Klicken Sie auf „Neue Synchronisierung starten“

Nachdem Sie Ihre Kalender verbunden haben, werden Sie zur Kalendersynchronisierungsfunktion weitergeleitet. Sie können auf die Schaltfläche „Neue Synchronisierung starten“ klicken, um eine Kalendersynchronisierung zwischen Ihren Kalendern zu starten.

4. Benennen Sie die Synchronisierung und wählen Sie die Synchronisierungsrichtung aus

OneCal bietet Einweg- und Mehrweg-Synchronisierungen.

Einweg-Synchronisierungen ermöglichen es Ihnen, Ereignisse von einem Kalender auf einen oder mehrere Kalender zu klonen. Dies ist nützlich, wenn Sie Ihren persönlichen Kalender mit Ihrem Arbeitskalender synchronisieren möchten, indem Sie nur persönliche Ereignisse an Ihren Arbeitskalender senden und nicht umgekehrt.

Mehrweg-Synchronisierungen halten mehrere Kalender in Echtzeit synchron. Wenn Sie beispielsweise zwei Outlook-Kalender haben, können Sie die Mehrweg-Synchronisierung auswählen, und OneCal hält beide Kalender synchron. Sobald ein Ereignis in einem der Outlook-Kalender erstellt oder aktualisiert wird, synchronisiert OneCal es mit dem anderen Kalender.

Für diesen Artikel synchronisieren wir zwei Outlook-Kalender und möchten sie synchron halten, daher wählen wir die „Mehrweg“-Synchronisierung.

5. Wählen Sie aus, welche Outlook-Kalender synchronisiert werden sollen

Mit OneCal können Sie mehrere Kalender gleichzeitig synchronisieren, ohne mehrere Konfigurationen erstellen zu müssen. Um zwei Outlook-Kalender zu synchronisieren, wählen wir die beiden Outlook-Kalender aus, die wir mit OneCal verbunden haben, und klicken auf „Weiter“.

6. Wählen Sie aus, welche Ereigniseigenschaften synchronisiert werden sollen

Die leistungsfähigste OneCal-Funktion ist die Flexibilität, die sie in Bezug auf die Kalendersynchronisierung bietet. Sie können alle Ereignisdetails synchronisieren oder keine davon oder die Eigenschaften einzeln auswählen.

Wenn Sie vollständige Privatsphäre wünschen, können Sie einen benutzerdefinierten Titel hinzufügen, um Ereignisse zu klonen (z. B. „Beschäftigt“), sodass Sie die Zeit in all Ihren Kalendern blockieren, ohne andere Details offenzulegen.

Ihre Outlook-Kalender sind synchronisiert 🥳

Alle Ihre Outlook-Kalender sind jetzt ein Spiegelbild voneinander. In diesem Beispiel die beiden Outlook-Kalender, die wir synchronisieren möchten. Wenn ein Kollege eine Zeit mit Ihnen bucht, können Sie sicher sein, dass Sie nicht doppelt gebucht sind, da der Kalender Ereignisse aus allen anderen Kalendern enthält.

Sie können auch die OneCal-Kalenderansicht nutzen, um Ihre synchronisierten Outlook-Kalender in einer Ansicht zu sehen:

Was sind die Vorteile der Verwendung von OneCal zur Synchronisierung von Outlook-Kalendern?

1. Nahtlose Echtzeit-Synchronisierung zwischen Outlook-Kalendern. Sobald Sie diese Synchronisierung eingerichtet haben, können Sie darauf vertrauen, dass Ihre Ereignisse stets zuverlässig übertragen werden.

2. Datenschutzorientierte Synchronisierung. Diese Synchronisierung gewährleistet Ihre Kontrolle über die Privatsphäre der synchronisierten Kalender. Es ist wichtig zu beachten, dass Workspace-Administrator*innen keine Ereignisse oder Kalenderdetails sehen können, die von OneCal repliziert werden.

3. Echtzeit, zuverlässige Outlook-Kalendersynchronisierung. Beim Versuch der manuellen Synchronisierung über die Importmethode müssen Sie einen 13-stufigen Prozess durchlaufen, um einen Outlook-Kalender mit einem anderen zu synchronisieren. Nachdem Sie diese Schritte befolgt haben, kann die Synchronisierung fehlschlagen und die Änderungen erfolgen nicht in Echtzeit. Mit OneCal bleiben Ihre Kalender automatisch synchron, und Sie können mehrere Outlook-Kalender auf einmal synchronisieren.

Automatisch mehrere Outlook-Kalender mit OneCal synchronisieren

OneCal ist die zuverlässigste Kalendersynchronisierungsplattform auf dem Markt und bietet eine nahtlose Outlook-Kalendersynchronisierung und erweiterte Datenschutzoptionen.

Mit OneCal können Sie zwei oder mehr Outlook-Kalender in wenigen Minuten synchronisieren und müssen sich nie wieder Sorgen um Doppelbuchungen und Verwirrung zwischen Kolleg*innen machen.

Melden Sie sich kostenlos bei OneCal an, um die Echtzeit-Outlook-Kalendersynchronisierung zu erleben und andere Funktionen wie Scheduling Links, Kalenderansicht und mehr zu nutzen.