6 Melhores Apps de Calendário para Gerenciar Seu Pequeno Negócio como um Profissional

Milhões de empresas operam ao redor do mundo, e você sabe qual é provavelmente o software mais importante que quase todas elas usam? O bom e velho Calendário. O trabalho remoto tornou a importância de um bom aplicativo de calendário ainda mais evidente, já que agora as empresas podem contratar funcionários internacionalmente, tornando a colaboração e coordenação mais difíceis.

Antes do trabalho remoto, todos estavam no mesmo escritório, o que facilitava a colaboração, mas agora, as empresas precisam gerenciar funcionários em diferentes continentes, cada um com seu próprio fuso horário.

É aí que os aplicativos de calendário salvam o dia, pois ajudam as empresas a manter o controle de cada funcionário e tornam as reuniões mais fáceis e organizadas, sem a necessidade de se preocupar com fusos horários, localizações ou agendamentos duplicados.

Neste artigo, listaremos os melhores aplicativos de calendário para empresas, explorando aplicativos com diferentes objetivos. Se você é uma empresa pequena ou grande, este artigo é para você, pois pode encontrar aplicativos que economizam tempo para sua operação.

O que é um Aplicativo de Calendário para Empresas?

Um aplicativo de calendário para empresas, ou aplicativo de calendário corporativo, é um aplicativo digital que permite aos funcionários de uma empresa gerenciar seus calendários, compartilhar facilmente sua disponibilidade com membros da equipe, sincronizar vários calendários para evitar conflitos de reuniões, entre outras funcionalidades. No geral, o objetivo é facilitar o agendamento, a gestão e organizar a disponibilidade.

6 Melhores Aplicativos de Calendário Para Administrar Sua Empresa com Eficiência em 2024

1. OneCal - Melhor para sincronizar calendários e compartilhar links de agendamento

OneCal é um aplicativo de calendário que suporta Outlook e Google Calendar, e pode ser utilizado por profissionais para sincronizar calendários, compartilhar links de agendamento e visualizar múltiplos calendários em uma única visão.

O OneCal não é um aplicativo de calendário independente, mas sim um complemento para seus calendários que economiza tempo. Ao compartilhar calendários do Outlook ou Google, você os torna públicos, expondo informações da empresa. Usando o OneCal, você pode sincronizar calendários do Outlook ou Google em tempo real, com total controle sobre o que compartilhar, sem expor nada.

Principais Funcionalidades

• Sincronização de Calendários: Com o OneCal, você pode sincronizar todos os seus calendários pessoais e corporativos, organizando sua agenda em todos os calendários e evitando conflitos de agendamento.
  Funciona da seguinte forma: imagine que você tem um calendário de trabalho e um calendário do cliente com quem está trabalhando. Como você tem reuniões em ambos os calendários, não é incomum que colegas de equipe agendem uma reunião no seu calendário de trabalho no mesmo horário em que você tem uma reunião no calendário do cliente.
  Isso acontece porque as reuniões estão espalhadas em dois calendários, e sua disponibilidade não é compartilhada entre eles. Se você usar o recurso de Sincronização de Calendário, suas reuniões do calendário de trabalho serão clonadas no calendário do cliente, e vice-versa.
  Assim, quando alguém usar o recurso “Encontrar um horário” no Google Calendar ou Outlook, conseguirá ver sua disponibilidade completa, evitando confusões e agendamentos duplos.
• Links de agendamento com múltiplos calendários: Com o OneCal, você pode criar e compartilhar rapidamente links de agendamento de uso múltiplo, que levam em conta a disponibilidade de vários calendários. Isso é indispensável quando você trabalha com clientes ou membros da equipe fora da sua organização, ou simplesmente tem reuniões com potenciais clientes. Você garante que eles agendem um horário em que você está disponível, com controle total sobre o processo. É possível definir disponibilidade personalizada, tempos de intervalo, aprovações de agendamento e muito mais.
• Visualização de Calendários: A Visualização de Calendário do OneCal permite visualizar vários calendários do Outlook ou Google na mesma interface. Com essa visualização, você não precisa abrir todos os seus calendários individualmente para ver sua agenda ou participar de reuniões. Basta abrir o OneCal e todas as reuniões estarão em um só lugar.
• Suporte ao Outlook e Google Calendar: O OneCal possui suporte ao Outlook e Google Calendar, ou seja, você pode conectar seu calendário pessoal ou corporativo e usá-lo dentro do OneCal.
• Interface intuitiva e fácil de usar: O aplicativo é bastante intuitivo e simples. Você pode configurar sua conta, sincronização de calendários e links de agendamento em menos de 5 minutos.
• Uma equipe que se importa: A equipe por trás do OneCal se importa com os clientes e resolve os problemas o mais rápido possível.

Preços

• Starter: $5 por usuário por mês
• Essential: $10 por usuário por mês
• Premium: $30 por usuário por mês
• Planos personalizados/Enterprise: entre em contato para preços

Consulte a página de preços para mais detalhes.

2. Fantastical - Melhor para gerenciar múltiplos calendários

Fantastical é um aplicativo de calendário para desktop que permite gerenciar vários calendários com facilidade. O Fantastical é conhecido por seu design elegante e intuitivo, tendo vencido o prêmio de Aplicativo do Ano para Mac em 2020.

Funcionalidades:

• Suporta a maioria dos provedores de calendário: Fantastical suporta iCloud, Google, Microsoft Exchange, Outlook, Microsoft 365, Yahoo e mais. Isso é bastante poderoso, já que a maioria dos aplicativos de calendário não oferece esse nível de suporte.
• Aplicativo Nativo para Desktop: Embora disponível apenas em Macs, através da App Store, o aplicativo nativo é impressionante. A interface e a experiência do usuário são de altíssimo nível. Posso garantir que você ficará impressionado com o trabalho duro da equipe do Fantastical para oferecer a melhor experiência possível.
• Criação de eventos com linguagem natural: O Fantastical permite que você crie reuniões apenas digitando normalmente. Por exemplo, se você digitar: “Criar uma reunião 1:1 com Eraldo ao meio-dia”, ele analisará as palavras, extrairá as informações relevantes e criará a reunião.
• Links de agendamento: Você também pode criar links de agendamento para compartilhar com outras pessoas.

Contras

• Sem suporte para Windows ou Android: Se você usa Windows ou Android, o Fantastical não é para você, pois está disponível apenas na App Store. O Cron é uma excelente opção se você é usuário de Windows, sendo intuitivo e cheio de recursos. Confira o guia detalhado que escrevemos sobre as melhores ferramentas para Google Calendar para saber mais sobre o Cron e outros aplicativos relevantes.
• Considerado caro: Para acessar os recursos avançados mencionados, você precisará de um plano premium.

Preços

• Free
• Para Indivíduos: $4.75/mês, cobrado anualmente
• Para Famílias de até 5 pessoas: $7.50/mês, cobrado anualmente

3. Any.do - Melhor para gerenciamento de tarefas

Any.do concentra-se principalmente em organizar tarefas, listas e projetos com sua equipe.

Funcionalidades:

• Sugestões Inteligentes: O Any.do pode aprender com entradas anteriores, para sugerir novas tarefas enquanto você as cria.
• Comandos de Voz: Se você usa o aplicativo móvel, pode criar tarefas apenas falando.
• Visualização de Tarefas: Você pode visualizar todas as suas tarefas em uma única tela.
• Várias integrações: O Any.do integra-se ao Google Calendar e Outlook, permitindo gerenciar tarefas do Outlook ou Google Calendar diretamente pelo Any.do. Se quiser adicionar um calendário iCloud ao Any.do, você precisará sincronizar o Apple Calendar com o Google Calendar, e então adicionar o Google Calendar ao Any.do.
• Gerenciamento de tarefas atrasadas: Ele permite que você lide com tarefas atrasadas, reagendando-as. Elas também aparecem na visualização de calendário.

Contras:

• Demora um pouco para se acostumar: Como o produto evoluiu bastante no último ano, você precisará de algum tempo para aprender a usar eficientemente todos os recursos oferecidos pelo Any.do.

Preços:

• Free
• Premium: $3 por mês, cobrado anualmente
• Team: $5 por usuário por mês, cobrado anualmente

4. Google Calendar - Melhor para usuários do Google Calendar

Google Calendar dispensa apresentações, já que é o calendário digital mais utilizado até hoje. Embora seja amplamente usado e tenha muitos recursos úteis, também apresenta limitações importantes.

Funcionalidades:

• Disponível em todas as plataformas: Você pode usar o Google Calendar na Web, Desktop ou Mobile. Sua disponibilidade é refletida em todos eles, não importa qual plataforma escolha.
• Lembretes: Você pode definir lembretes personalizados para qualquer reunião ou evento, e o Google Calendar notificará você por e-mail.
• Suporte a fusos horários: O Google Calendar ajusta automaticamente o horário das reuniões com base no fuso horário da pessoa visualizando o calendário.
• Integração com Gmail: Você pode criar reuniões diretamente do Gmail e elas serão adicionadas automaticamente ao Outlook. Também é possível aceitar ou recusar convites para reuniões diretamente pelo Gmail.
• Calendários Compartilhados: Você pode compartilhar seus calendários do Google com amigos ou familiares, embora existam preocupações de segurança relacionadas.
• Links de Agendamento: O Google anunciou o Google Appointment Scheduler, que permite criar e compartilhar links de agendamento diretamente do Google Calendar.

Contras:

• Privacidade ao compartilhar: Quando você escolhe compartilhar seu calendário, seus eventos e seus detalhes podem ficar visíveis para outros, dependendo das configurações. Para evitar isso, você deve usar uma ferramenta de sincronização de calendários que permite sincronizar vários calendários sem compartilhar informações privadas.
• Verifica apenas o calendário principal ao agendar: Se alguém usa o recurso Encontrar um horário no Google Calendar, ele não verifica sua disponibilidade em calendários secundários ou compartilhados. Isso resulta em agendamentos duplicados. Para evitar isso, você pode usar o OneCal, que sincroniza todos os seus calendários.
• Sincronização lenta com Outlook: Se você escolher compartilhar ou sincronizar o Google Calendar com o Outlook, os eventos podem levar até 24 horas para atualizar, além de expor detalhes privados para o usuário do Outlook com quem você compartilhou.

Preços

• Free
• Planos pagos começam em $6/mês

5. Apple Calendar - Melhor para usuários de iCloud/Apple Calendar

Apple Calendar é o calendário fornecido pela Apple, disponível em todos os dispositivos Apple. Ele compartilha mais ou menos os mesmos recursos do Google Calendar e, no fim das contas, sofre dos mesmos problemas.

Funcionalidades:

• Integração com o Ecossistema Apple: O Apple Calendar vem pré-instalado em Macs, iPads e iPhones, e pode ser sincronizado entre todos os seus dispositivos Apple.
• Calendários Compartilhados: Você pode compartilhar calendários Apple com outros usuários Apple. É possível compartilhar com pessoas específicas ou por meio de um link Webcal. Com o link Webcal, você também pode compartilhar seu iCloud Calendar com o Google Calendar ou com o Outlook.
• Convites e lembretes: O Apple Calendar envia convites e lembretes por e-mail para que você não perca reuniões.

Contras:

• Menos flexível que Google Calendar ou Outlook: Embora seja possível usar os recursos de compartilhamento, a integração com outros provedores de calendário não é das melhores.
• Privacidade ao compartilhar: Assim como no Google Calendar, se você compartilha seu iCloud Calendar com outra pessoa, ela poderá ver detalhes privados dos seus eventos.

Preços:

• Free
• $0.99/mês para calendários ilimitados

6. Outlook - Melhor para usuários do Microsoft Outlook

Outlook é o calendário preferido dos usuários Microsoft, sendo usado por milhões de profissionais. A Microsoft leva o aplicativo muito a sério, e ele evoluiu bastante ao longo dos anos.

Funcionalidades:

• Integração com e-mail: A Microsoft também possui um serviço de e-mail, e o Outlook se integra ao Outlook Mail, garantindo que você receba notificações, convites, lembretes e muito mais diretamente no e-mail.
• Calendários primários e compartilhados: Assim como no Google Calendar, o Outlook possui calendários principais e compartilhados.
• Recurso Encontrar um horário: O Outlook possui um recurso parecido com o Find a Time do Google Calendar, permitindo marcar um horário com colegas de trabalho. A desvantagem, assim como no Google, é que você não consegue realmente ver quando a outra pessoa está ocupada, pois a disponibilidade mostrada vem apenas do calendário principal. Para evitar conflitos de agendamento, você precisa sincronizar os calendários.

Contras:

• Preocupações com privacidade ao compartilhar calendários: Por padrão, ao compartilhar um calendário Outlook, outras pessoas não conseguem ver quando você está ocupado. Para evitar isso, é necessário tornar o calendário público, o que expõe detalhes privados dos seus eventos. Para evitar isso, você deve usar uma ferramenta de sincronização como o OneCal, que sincroniza calendários do Outlook em tempo real.
• Sincronização lenta com Google: Se você sincronizar seu Outlook com o Google Calendar, novos eventos podem levar até 24 horas para atualizar. Além disso, você não tem controle sobre quais detalhes serão sincronizados com o Google Calendar.

Preços:

• Free
• Basic: $19.99 por ano
• Personal: $69.99 por ano
• Family: $99.99 por ano
• Business Basic: $6 por usuário por mês
• Business Standard: $12.50 por usuário por mês

O que faz um excelente aplicativo de Calendário Corporativo?

Dado que a forma como as empresas operam mudou na última década, as formas tradicionais de agendar reuniões não são mais suficientes. Aplicativos modernos de calendário corporativo permitem compartilhar sua disponibilidade rapidamente, visualizar todos os seus calendários em um só lugar, ajudar você a bloquear tempo em seus calendários pessoais e profissionais e muito mais. Aqui estão alguns recursos que tornam um aplicativo de calendário corporativo excelente:

1. Suporte para Outlook e Google Calendar: Um ótimo aplicativo deve oferecer suporte a Outlook e Google Calendar, pois a maioria das empresas utiliza ambos. Ter suporte a iCloud/Apple Calendar é um bônus, mas não essencial, já que a maioria das corporações usa Microsoft 365 ou Google Calendar.
2. Fácil de usar e com propósito claro: É fundamental que o aplicativo seja projetado com o objetivo de economizar tempo para seus usuários. Um excelente app simplifica operações, facilita o gerenciamento dos calendários e executa suas funcionalidades principais de forma eficiente.
3. Repleto de recursos e personalizável: Um bom aplicativo corporativo deve ser rico em recursos úteis e oferecer alta personalização. A capacidade de compartilhar links de agendamento, visualizar todos os calendários em um único local e ver quando a equipe está disponível estão entre as funcionalidades mais importantes.
4. Amigável para dispositivos móveis e disponível em diversas plataformas: O ambiente de trabalho moderno é dinâmico, portanto, o aplicativo deve ser compatível com dispositivos móveis e disponível em várias plataformas (Mobile, Web, Desktop).

Utilize o OneCal para suas necessidades de agendamento corporativo

OneCal é uma ferramenta de calendário extremamente valiosa, capaz de economizar dezenas de horas de trabalho manual, agendando reuniões e reorganizando sua agenda devido a conflitos.

Com o OneCal, você pode organizar sua disponibilidade em todos os seus calendários e manter alinhamento com sua equipe.

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