Como usar o Google Calendar Appointment Schedule para Criar Links de Agendamento Gratuitamente

O que é o Google Calendar Appointment Schedule

O Google introduziu recentemente um novo recurso chamado “Google Appointment Schedule”, que está disponível apenas para organizações que utilizam o Google Workspace.

Com o Google Appointment Schedule, você pode criar links públicos de agendamento diretamente no seu aplicativo de calendário. Depois, pode compartilhar esses links com outras pessoas que desejam marcar uma reunião com você. Isso significa que você não precisa mais usar ferramentas externas como o Calendly para criar links de agendamento.

Como Criar um Novo Appointment Schedule no Google Calendar

Para criar um novo Appointment Schedule no Google Calendar, siga estas etapas:

1. Faça login na Conta Google da sua organização. Para criar um novo Appointment Schedule, entre na conta da sua organização e abra o Google Calendar. No botão “Criar”, você verá a opção “Appointment schedule”.
   Se você não vir essa opção, significa que o recurso ainda não está disponível para você.
2. Defina o título do appointment schedule e a duração da reunião. Escolha um nome para o appointment schedule que será exibido para as pessoas que desejarem marcar uma reunião com você. Esse será também o título do evento no seu calendário, caso a reunião seja agendada. O título deve refletir o objetivo da reunião, como por exemplo “Reunião com [seu nome]”, “Entrevista Técnica” ou “Apresentação Inicial”.
   Depois de definir o título, você poderá ajustar a duração da reunião. Lembre-se de que a duração padrão é de 1 hora, o que geralmente não é ideal. Portanto, ajuste para o tempo desejado.
3. Configure sua disponibilidade geral. Durante a configuração, você pode definir a disponibilidade geral. Isso afetará apenas esse appointment schedule, e você pode criar vários com diferentes disponibilidades.
   Evite ser muito específico e informe apenas sua disponibilidade geral. Se houver um dia específico em que você não está disponível, você poderá configurar isso depois.
4. Configure a janela de agendamento. A janela de agendamento permite definir restrições sobre quando as reuniões podem ser agendadas. Isso é útil especialmente se várias pessoas usarem o mesmo appointment schedule. Certifique-se de que as configurações estejam de acordo com suas preferências.
   Há várias configurações que você pode ajustar na janela de agendamento, incluindo:
   - “Disponível agora” vs “Data de início e fim”:
   A opção “Data de início e fim” permite definir um período específico para disponibilizar o link de agendamento. Caso deseje que o link fique disponível indefinidamente, selecione “Disponível agora”.
   - Tempo máximo de antecedência para agendamento:
   Essa configuração define com quantos dias de antecedência uma reunião pode ser marcada. Por exemplo, se definido para 60 dias, as pessoas poderão agendar reuniões com até 60 dias de antecedência.
   - Tempo mínimo antes do início da reunião para agendamento:
   Define o intervalo mínimo entre o momento da marcação e o horário da reunião. Se for 4 horas, a reunião só poderá ser marcada com pelo menos 4 horas de antecedência.
5. Ajuste a disponibilidade para datas específicas.
   A disponibilidade ajustada permite definir exceções à sua disponibilidade geral. Por exemplo, se você está configurando um appointment schedule para entrevistas e não quer entrevistas em determinado dia, pode especificar isso aqui.
   Se você já tiver horários bloqueados no calendário, não precisa especificá-los novamente. A disponibilidade do seu calendário será sempre considerada.
6. Defina configurações de compromissos agendados. Na seção “Booked appointment settings”, você pode personalizar com que frequência e quantas marcações podem ser feitas por dia.
   Tempo de intervalo – permite definir um tempo mínimo entre agendamentos. Por exemplo, se for 15 minutos, as marcações precisarão ter um intervalo mínimo de 15 minutos entre si.
   Máximo de agendamentos por dia – define o número máximo de compromissos que podem ser feitos por dia.
   Se essas opções não forem ativadas, não haverá limite de marcações nem tempo de intervalo entre elas, desde que não entrem em conflito com outros compromissos.
7. Selecione os calendários usados para verificar disponibilidade. Em “Calendários verificados para disponibilidade”, você pode escolher quais calendários devem ser considerados para definir sua disponibilidade. As disponibilidades desses calendários serão combinadas com as disponibilidades geral e ajustada.
   Se quiser saber como conectar calendários externos ao seu Appointment Schedule, leia Como Conectar Vários Calendários ao Google Appointment Schedule.
   Seus eventos aparecerão sempre no calendário principal, que não pode ser desmarcado. Após configurar os calendários, clique em Próximo para configurar a página de agendamento.
8. Defina a foto e nome da página de agendamento.
   Esta é a foto e o nome que as pessoas verão na página de agendamento. Atualmente, isso não pode ser diferente do nome e foto da sua conta, mas isso pode mudar futuramente.
9. Defina a localização e as opções de videoconferência.
   Nesta seção, você pode indicar onde e como a reunião acontecerá. Normalmente, será um link de videoconferência. Atualmente, o Google gera automaticamente links apenas para o Google Meet, mas outros provedores podem ser adicionados futuramente.
   Como alternativa, você pode optar por especificar manualmente a localização ou o link da reunião após a confirmação da reserva. Para isso, selecione “Nenhum / a ser especificado depois”.
10. Adicione uma descrição da página de agendamento.
    Forneça detalhes adicionais sobre a reunião. Essa informação aparecerá na sua página de agendamento. Evite adicionar links aqui, pois estarão visíveis para qualquer um com acesso ao link da agenda.
11. Configure o formulário de agendamento.
    Aqui você define as informações que as pessoas devem fornecer ao agendar uma reunião. Nome, sobrenome e e-mail são obrigatórios.
    Para adicionar mais campos, clique em “Adicionar novo item”. Escolha o tipo de campo e se ele será obrigatório. Atualmente, os tipos suportados são: Número de telefone e Campo de texto (Item personalizado). Ao selecionar “Item personalizado”, você pode definir um rótulo para o campo.
    Você também pode exigir verificação de e-mail ativando a opção “Requer verificação de e-mail”. A reunião só será confirmada após a pessoa clicar no link enviado para o e-mail.
12. Configure as confirmações e lembretes.
    Defina com que frequência e quando os lembretes serão enviados às pessoas que marcarem reuniões. O padrão é “1 dia antes”, mas você pode ajustar conforme o tipo da reunião.
    Também é possível adicionar lembretes extras clicando em “Adicionar lembrete”.
13. Salve seu Appointment Schedule.
    Depois de configurar tudo, clique em “Salvar” no menu do Appointment Schedule. Linhas verticais aparecerão no seu calendário indicando os horários disponíveis.
    Clicando em qualquer uma dessas linhas ou no título da agenda, você poderá alterar as configurações ou copiar o link de agendamento.
    💡 Dica Pro: Procurando apps alternativos para compartilhar links de agendamento? Veja nosso artigo sobre Alternativas ao Calendly.

Como Compartilhar o Link do Appointment Schedule do Google Calendar

Para obter o link do seu Appointment Schedule, clique no nome da agenda na visualização do calendário ou em uma das barras verticais. Uma janela pop-up aparecerá mostrando detalhes da agenda, com opções para editar ou excluir.

Para copiar o link, clique em “Compartilhar”. Uma nova janela será aberta, onde você pode copiar o link ou gerar um código para incorporar no seu site.

Nessa janela, você pode selecionar o link para a agenda atual ou para todas as agendas ativas. Se optar por todas, quem for agendar deverá selecionar qual delas deseja marcar.

E pronto! Agora você pode compartilhar esse link para que outras pessoas agendem reuniões com você.

Como adicionar a página de agendamento do Google Calendar ao seu site

1. Abra o Google Calendar.
2. Clique no appointment schedule desejado.
3. Ao lado de Abrir página de agendamento, clique em Compartilhar.
4. Em “Incorporar no site”, escolha uma opção:
5. • Para criar um botão com todas as agendas, clique em Todas as agendas.
   • Para um botão de uma agenda específica, clique em Uma única página de agendamento.
5. Para abrir a opção Página incorporada, clique em Expandir.
6. Para incorporar diretamente no site, clique em Copiar código.
7. Cole o código no HTML do seu site.
8. Clique em Concluído.

Conclusão

O Google Appointment Schedule é uma ótima alternativa a ferramentas como o Calendly. Ele oferece a maioria das funcionalidades necessárias para começar a receber agendamentos diretamente do seu calendário — e é completamente gratuito para quem já usa o Google Workspace. Embora ainda faltem alguns recursos, vale a pena experimentar e ver se ele atende às suas necessidades.