Cómo compartir Google Calendar: La guía definitiva de 2024

Google Calendar es la herramienta principal para programar, compartir tiempo y disponibilidad para millones de profesionales, individuos y startups. Es bastante común que los usuarios de Google Calendar tengan un calendario personal, un calendario de trabajo (a veces más de uno, dependiendo de la industria en la que trabajen) o un calendario familiar. Tener múltiples calendarios dificulta compartir la disponibilidad, ver todas las reuniones en un solo lugar y evitar dobles reservas.

La buena noticia es que te tenemos cubierto. Vamos a explorar cómo compartir un Google Calendar con un calendario de Outlook, Google o iCloud, los problemas al compartir Google Calendar y cómo sortearlos, para que nunca te encuentres doblemente reservado.

¿Qué son los Calendarios Compartidos de Google y cómo funcionan?

Si has usado Google Calendar antes, podrías haber notado que puedes crear o importar múltiples calendarios en una cuenta de Google Calendar. En Google Calendar, un calendario puede ser Primario o Secundario. Expliquemos las diferencias entre un Google Calendar primario y un Google Calendar secundario:

• Google Calendar Primario: Este es tu cuenta principal de Google Calendar, la que usas para iniciar sesión. Podrías reconocer este calendario como el primer calendario en la barra lateral de tu Google Calendar. Por defecto, cuando alguien programa un tiempo contigo usando la función de Google Buscar un Horario, Google Calendar creará reuniones en este calendario.

• Google Calendar Secundario: Todos los demás calendarios son secundarios. Los Google Calendars secundarios pueden ser calendarios creados por ti o calendarios compartidos. Cuando los compañeros de trabajo usan la función Buscar un Horario, no podrán ver tu agenda en los calendarios secundarios, llevando a conflictos de reuniones.

Los Calendarios Compartidos son un subconjunto de los calendarios secundarios, lo que significa que cuando otras personas usan la función Buscar un Horario, podrían reservarte doblemente.

Nota que no debes confundir una Cuenta de Google con una cuenta de Calendario. Una cuenta de Google puede contener múltiples Google Calendars, como un Calendario Primario, y muchos Calendarios Secundarios.

Las desventajas de compartir Google Calendars

Compartir un Google Calendar podría hacerte pensar que también compartirá las reuniones y te evitará estar doblemente reservado, pero en realidad, crea un Google Calendar secundario. Las desventajas de compartir Google Calendars son:

1. Sin privacidad, los administradores de IT pueden ver tus calendarios: Al compartir tu Google Calendar, Google te advierte que esto hará que todos los eventos estén disponibles para el público y la Búsqueda de Google. Esto expone información sensible, como eventos personales tales como citas médicas, entrevistas de trabajo o información sensible al trabajo. Además, tus administradores de IT pueden ver todos tus calendarios compartidos, junto con sus eventos.

2. Aún puedes tener conflictos de programación: Por ejemplo, si compartes tu calendario personal, tus compañeros de equipo no pueden ver que estás ocupado cuando usan la función Google Buscar un Horario, ya que la función Buscar un Horario solo verifica los espacios ocupados en el calendario primario. Compartir un Calendario crea un calendario secundario.

Mientras compartir un Google Calendar tiene sus problemas de privacidad y conflictos de reuniones, hay una herramienta de automatización de calendarios llamada OneCal que admite la sincronización de calendarios para que realmente estés bloqueado en todos los calendarios. Además, nunca tendrás que preocuparte por la privacidad, o que los administradores de IT vean tus calendarios compartidos o detalles de eventos privados.

Cómo compartir un Google Calendar con otro Google Calendar

Para este ejemplo, explicaremos cómo compartir dos Google Calendars: llamemos al primer Google Calendar, A, y al segundo Google Calendar, B.

Para compartir un Google Calendar con otro Google Calendar, debemos seguir estos pasos:

1. Abre Google Calendar.

2. Pasa el cursor del ratón sobre el calendario que deseas exportar (Calendario A).

3. Haz clic en el icono del menú de tres puntos.

4. Haz clic en Configuración y Compartir en el menú.

5. Localiza la opción Permisos de acceso para eventos y márquela. Google Calendar te advierte que: Hacer público tu calendario hará que todos los eventos sean visibles para el mundo, incluido a través de la Búsqueda de Google. Haz clic en Ok. En la misma opción, selecciona Ver solo tiempo Libre/Ocupado.

6. Desplázate hacia abajo y copia la Dirección Pública en Formato iCal.

7. Abre Google Calendar B.

8. En la barra lateral, cerca del fondo de la página, haz clic en Otros Calendarios +.

9. Haz clic en Desde URL en el menú desplegable.

10. Pega el enlace que copiaste anteriormente (paso 6) y haz clic en Añadir Calendario.

11. Tu nuevo calendario aparecerá en la lista bajo Otros Calendarios + una vez que se haya compartido. Luego puedes renombrarlo y cambiar su configuración de color

Nota: Si estás intentando compartir un Google Calendar de trabajo, es posible que no tengas permiso para hacerlo, ya que tu administración de IT podría deshabilitarlo. Si ese es el caso, por favor contacta a tu departamento de IT.

Cómo compartir un Google Calendar con personas específicas? ¿Qué controles de privacidad para compartir calendarios son más seguros de usar?

Es bastante común compartir tu Google Calendar con otras personas, como tus compañeros de trabajo, familia, etc. Aquí tienes una guía detallada sobre cómo compartir un Google Calendar con personas específicas:

1. Abre Google Calendar.

2. Pasa el cursor del ratón sobre el calendario que quieres compartir (Calendario A).

3. Haz clic en el icono del menú de tres puntos.

4. Haz clic en Configuración y Compartir en el menú.

5. Ve a la sección que dice Compartir con personas o grupos específicos.

6. Selecciona Añadir personas o grupos.

7. Escribe la dirección de correo electrónico.

8. Define los permisos de cada usuario con el que compartirás el calendario. Puedes elegir una de las siguientes opciones: ⁠- Ver solo tiempo libre/ocupado ⁠- Ver todos los detalles del evento ⁠- Hacer cambios en los eventos ⁠- Hacer cambios y gestionar la compartición

9. Pulsa enviar.

Las personas con las que compartiste tu Google Calendar ahora pueden ver tu disponibilidad.

Nota: En el paso 8, al definir los permisos de cada usuario con el que compartirás el calendario, recomendamos encarecidamente seleccionar Ver solo tiempo libre/ocupado. Las otras opciones permiten que otras personas vean todas tus reuniones o les den acceso completo a ellas. Solo selecciona las otras opciones si estás realmente seguro de que quieres que tengan control sobre tu calendario y la compartición. Lee Cómo establecer permisos al compartir tu Google Calendar abajo para más información.

Cómo compartir un Google Calendar usando una URL

Una de las formas más fáciles de compartir un Google Calendar es simplemente importando otros calendarios usando una URL. Este método funciona con Outlook, Apple Calendar u otros calendarios que admiten compartir URLs. Para compartir un Google Calendar usando una URL, debes seguir estos pasos:

1. Copia el enlace que quieres compartir con tu cuenta de Google y dirígete a tu Google Calendar.

2. Localiza la sección Otros Calendarios en la barra lateral izquierda.

3. Haz clic en el signo más (+) junto a Otros Calendarios.

4. Selecciona Desde URL.

5. Pega la URL y haz clic en Añadir Calendario.

En unos momentos, deberías poder ver el calendario importado directamente en tu Google Calendar. Ten en cuenta que los nuevos eventos (actualizaciones) pueden tardar un tiempo en propagarse dependiendo del proveedor. Por ejemplo, si estás compartiendo un Google Calendar usando una URL de Outlook, los cambios suelen tardar hasta 24 horas en propagarse.

Si las actualizaciones automáticas y en tiempo real del calendario son importantes para ti, entonces necesitas una Herramienta de Sincronización de Calendarios que te ayude a sincronizar automáticamente tus calendarios.

Cómo compartir un Google Calendar con un Calendario de Outlook

Para compartir un Google Calendar con un Calendario de Outlook, sigue estos pasos:

1. Abre Outlook.

2. Haz clic en Outlook.

3. Selecciona Configuración. ⁠

   

4. Haz clic en Calendario (al lado del icono de calendario), luego haz clic en Calendarios Compartidos. ⁠

   

5. En la sección "Publicar Calendario", encuentra el enlace al calendario que te gustaría compartir con Google Calendar. ⁠

   

6. Haz clic en Calendario, luego haz clic en Puede ver todos los detalles. ⁠

   

7. Haz clic en Publicar. ⁠

   

8. Copia el enlace ICS (hacia el fondo, debajo del enlace HTML). ⁠

   

9. Abre Google Calendar. Después de copiar el enlace ICS, el siguiente paso es abrir el Google Calendar que quieres sincronizar con el Calendario de Outlook.

10. En la barra lateral, cerca del fondo de la página, haz clic en Otros Calendarios +.

    

11. Haz clic en Desde URL en el menú desplegable.

    

12. Pega el enlace que copiaste anteriormente y haz clic en Añadir Calendario.

    

13. Tu nuevo calendario aparecerá en la lista bajo Otros Calendarios + una vez que se haya compartido. Luego puedes renombrarlo y cambiar su configuración de color.El Calendario de Outlook será visible en tu lista de calendarios en la barra lateral izquierda de tu Google Calendar.

Como en el ejemplo anterior, compartir podría estar deshabilitado por tu departamento de TI. Si no puedes compartir tu Calendario de Outlook, contacta a tus administradores de TI.

Cómo compartir un Google Calendar con un Calendario de Apple

Si eres usuario de un Calendario de Apple, puedes compartirlo fácilmente con tu Google Calendar creando una URL pública:

Si estás usando un Calendario de Apple conectado a iCloud, puedes compartirlo con tu Google Calendar creando una URL pública.

1. Abre el Calendario de Apple

2. En la barra lateral izquierda, pasa el cursor sobre el Calendario de Apple que quieres compartir y haz clic en la opción de compartir.

3. Marca la casilla junto a Calendario Público para generar una URL del calendario.

4. Copia la URL del Calendario Público

5. Abre Google Calendar

6. En la barra lateral, cerca del fondo de la página, haz clic en Otros Calendarios +.

7. Haz clic en Desde URL en el menú desplegable.

8. Pega el enlace que copiaste del Calendario de Apple (paso 4) y haz clic en Añadir Calendario.

9. Tu nuevo calendario aparecerá en la lista bajo Otros Calendarios + una vez que se haya compartido. Luego puedes renombrarlo y cambiar su configuración de color.

Tu Calendario de Apple ahora será visible en tu lista de calendarios de Google Calendar.

Nota: Esto hace que tu Calendario de Apple sea público. Por favor, ten cuidado de no compartir la URL con nadie, ya que podrán ver los detalles de tus reuniones.

Al igual que compartir Google Calendar con Outlook, tras la compartición inicial, las actualizaciones de eventos pueden tardar un par de horas en propagarse.

Cómo establecer permisos al compartir tu Google Calendar? ¿Qué permisos se recomiendan? (lectura importante para proteger tu privacidad)

Ahora que hemos explicado cómo compartir tu Google Calendar, vamos a explicar y discutir algunas preocupaciones sobre la privacidad, y cómo otras personas ven tus eventos.

Los ajustes de compartición y permisos se aplican a todos con quienes has compartido el calendario, tú mismo, u otras personas (miembros del equipo, etc.).

Por defecto, Google Calendar solo comparte los eventos del calendario contigo, lo que significa que nadie más puede ver cuándo estás ocupado.

La única opción para compartir tu disponibilidad es compartir todos los detalles, pero esto hace que todos los demás puedan ver los detalles de tus eventos privados.

Aquí está cómo configurar los permisos de compartición de tu Google Calendar:

1. Haz clic en los tres puntos al lado del calendario que estás compartiendo.

2. Selecciona Configuración y Compartir.

3. Desplázate hasta la sección de Permisos de acceso para eventos

4. Deberías poder ver un desplegable, con estos permisos: ⁠- Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles): Esto hace que otras personas puedan ver cuándo hay un evento en tu Google Calendar, pero no pueden ver los detalles del evento privado ⁠- Ver todos los detalles del evento: No se recomienda, ya que permite que otras personas vean todos los detalles del evento, como descripción, asistentes, ubicación, enlaces de reunión, etc. ⁠- Hacer cambios en los eventos: No se recomienda, ya que permite que otras personas editen todos los detalles de tus eventos, incluidos los participantes, URL de la conferencia, hora del evento, etc. ⁠- Hacer cambios y gestionar la compartición: No se recomienda, ya que permite que otras personas vean y editen todos tus eventos, y compartan tu Google Calendar con otras personas. Por favor, usa esta opción con precaución.

5. Si quieres gestionar permisos para individuos específicos, desplázate hasta la sección Compartir con personas específicas.

6. Verás a cada persona con la que has compartido tu calendario (como mencionamos en Cómo compartir un Google Calendar con personas específicas.) Puedes ajustar los permisos de compartición para cada persona.

Nuestra recomendación es siempre dar lo menos permisos posibles. Para la mayoría de los casos, solo compartir los detalles libre/ocupado hace el trabajo, ya que los compañeros de trabajo podrán ver tus espacios ocupados, y no los detalles de esos espacios.

Como regla general, siempre debes ser cauteloso sobre el Google Calendar que estás compartiendo, evaluar las implicaciones de privacidad con las reuniones y eventos en él, y luego evaluar qué permisos aplicarás al compartir.

¿Puede tu administrador de TI ver tu Google Calendar compartido?

Si compartes tus Google Calendars, los administradores de TI pueden verlos, así que comparte tus Google Calendars con precaución. Esto significa que los administradores de TI pueden ver todos tus calendarios compartidos, junto con cualquier detalle privado. No hay forma de desactivar esta funcionalidad, ya que viene con Google Workspace, así que por favor, comparte con precaución, lo último que necesitas es que tu departamento de TI vea tu entrevista de trabajo, cita médica, u otras reuniones sensibles que puedas tener.

¿Compartir un Google Calendar bloquea el tiempo? ¿Me reservarán doble?

No, compartir un Google Calendar no bloqueará tu tiempo. Si uno de tus compañeros de trabajo usa la función Buscar un Tiempo, solo verán tu calendario primario, no los otros calendarios que has compartido. Esto lleva a conflictos de reuniones y preocupaciones de privacidad. La razón de esto es que Google Calendar solo verifica el Google Calendar primario para los espacios de tiempo disponibles, y dado que un Google Calendar compartido es un calendario secundario, Google Calendar no verificará sus espacios para disponibilidad.

Si quieres evitar estos inconvenientes, considera usar una Herramienta de Automatización de Calendarios que mantenga tu privacidad intacta, bloqueé realmente el tiempo, y evite conflictos de reuniones.

Comparte tu Google Calendar usando OneCal

Ahora que hemos explicado cada forma tradicional de compartir un Google Calendar, vamos a explicar la mejor manera de compartir tu Google Calendar a través de OneCal.

Usando OneCal, puedes bloquear automáticamente eventos en tu Google Calendar primario, desde cualquier calendario sincronizado.

¿Por qué debería usar OneCal para compartir mis Google Calendars?

OneCal evita todas las desventajas de la compartición tradicional:

• Sin problemas de privacidad: El primer beneficio es que resuelve los problemas de privacidad al permitirte seleccionar qué propiedad de tus eventos quieres sincronizar. Si no quieres sincronizar nada, puedes marcar todos tus eventos como 'Ocupado', y solo sincronizar el título de marcador de posición. Esto significa que tus administradores de TI no podrán ver tus eventos privados ni los calendarios que has compartido.

• Actualizaciones en tiempo real: El segundo beneficio es que las actualizaciones de eventos ocurren en tiempo real. Cuando creas una reunión en los calendarios compartidos, se reflejará en Google Calendar en tiempo real.

• Configuración de un minuto: No necesitas seguir 30 pasos para compartir un calendario, puedes sincronizar tantos calendarios como desees, en menos de un minuto.

• Bloquea el tiempo, y evita conflictos de reuniones: OneCal envía eventos a tu Google Calendar primario, lo que significa que si los compañeros de trabajo usan la función Buscar un Tiempo, podrán ver tus espacios ocupados en todos los calendarios compartidos.

Puedes inscribirte para una prueba gratuita de 14 días, sin necesidad de tarjeta de crédito, para probar la sincronización de tus calendarios usando OneCal. Evita conflictos de reuniones, preocupaciones de privacidad, ahorra tiempo y concéntrate en lo que importa.