Cómo compartir el calendario de Outlook: La guía definitiva
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Microsoft Outlook es uno de los calendarios digitales más potentes, utilizado por grandes corporaciones, pequeñas empresas, individuos, estudiantes y más. A menudo, los usuarios de Outlook también tienen otros calendarios, como Google Calendar o Apple Calendar, o tienen necesidades específicas de compartición, como compartir su Calendario de Outlook con otras personas.
En este artículo, exploraremos cómo compartir el Calendario de Outlook con otro Calendario de Outlook, Google Calendar, con personas específicas o mediante una URL. También exploraremos las desventajas de compartir Calendarios de Outlook, junto con algunas preocupaciones sobre la privacidad y las mejores prácticas.
Si eres usuario de Google Calendar, por favor lee la guía detallada que escribimos sobre Cómo compartir Google Calendar.
¿Qué son los Calendarios de Outlook Compartidos y cómo funcionan?
Dado que Outlook es uno de los calendarios más utilizados, ha agregado características para facilitar la colaboración entre individuos, equipos u organizaciones. Una de esas características es la capacidad de tener Calendarios de Outlook compartidos con otras personas, y que otras personas compartan Calendarios contigo. El mismo principio se aplica a grupos u organizaciones.
Cuando importas un calendario en Outlook, puedes elegir importarlo como un calendario compartido. Esto permitirá que la persona que compartió el calendario contigo haga cambios en el calendario, y verás esos cambios en tu calendario de Outlook.
Las desventajas de compartir Calendarios de Outlook
Aunque los Calendarios de Outlook compartidos son útiles, tienen algunas restricciones:
No puedes hacer cambios en un calendario compartido a menos que tengas permiso para hacerlo. La persona que compartió el calendario contigo puede controlar qué permisos tienes. Por ejemplo, pueden permitirte ver el calendario, editar el calendario o incluso eliminar el calendario.
Los calendarios compartidos pueden no sincronizarse con Outlook en tiempo real. Si la persona que compartió el calendario contigo hace cambios en el calendario, puede tardar algún tiempo para que esos cambios aparezcan en tu calendario de Outlook. Por ejemplo, si compartes un Google Calendar con Outlook, los nuevos eventos pueden tardar hasta 24 horas en actualizarse.
La función Buscar un Tiempo puede no revisar los espacios en los calendarios compartidos. Si un compañero de trabajo usa la función Buscar un Tiempo en Outlook, no podrá ver los espacios ocupados en tus calendarios compartidos. Esto podría llevar a conflictos de programación y confusión entre los miembros del equipo. Esta es una limitación conocida de la función Buscar un Tiempo, y Microsoft está trabajando para mejorarla en futuras versiones de Outlook.
En general, los calendarios de Outlook compartidos son una excelente manera de colaborar con otras personas y mantenerse organizado. Sin embargo, es importante estar consciente de las restricciones que se aplican a los calendarios compartidos.
Cómo compartir un Calendario de Outlook con otro Calendario de Outlook
Supongamos que tenemos dos Calendarios de Outlook: Calendario A y Calendario B. Para compartir el Calendario de Outlook A con el Calendario B, debemos seguir estos pasos:
Abre Outlook (Calendario A).
Haz clic en Outlook.
Selecciona Configuración y luego haz clic en Ver Todas las Configuraciones de Outlook.
Haz clic en Calendario (al lado del icono de calendario), luego haz clic en Calendarios Compartidos.
En la sección "Publicar Calendario", encuentra el enlace al calendario que te gustaría sincronizar.
Haz clic en Calendario, luego haz clic en Puede ver todos los detalles.
Haz clic en Publicar.
Copia el enlace ICS (hacia el fondo, debajo del enlace HTML).
Abre el Calendario de Outlook al que deseas importar este calendario. (Calendario B).
Haz clic en Añadir Calendario.
Haz clic en Suscribirse desde la web.
Pega la URL que copiaste del Calendario de Outlook (Calendario A).
Haz clic en Importar.
Si estás buscando sincronizar múltiples Google Calendars, escribimos un post en el blog mostrando cómo sincronizar múltiples Google Calendars.
💡Consejo Profesional: Para una manera automatizada de sincronizar todos tus calendarios en menos de un minuto, prueba OneCal. Es confiable, enfocado en la privacidad, y admite sincronizaciones de múltiples vías tanto para Outlook como para Google Calendar.
Cómo compartir un Calendario de Outlook con personas específicas? ¿Qué controles de privacidad para compartir calendarios son más seguros de usar?
Una de las formas más comunes de compartir el Calendario de Outlook es compartiéndolo con personas específicas, como tu familia, compañeros de trabajo, etc.
Para compartir un Calendario de Outlook con personas específicas, por favor sigue estos pasos:
Abre Outlook y ve a la vista de Calendario.
Haz clic derecho en el calendario que quieres compartir y selecciona Compartir y permisos.
En el cuadro de diálogo Compartir Calendario, haz clic en Introduce una dirección de correo electrónico o nombre de contacto.
Escribe las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quieres compartir el calendario, o introduce su contacto si has interactuado con ellos antes. Después de eso, haz clic en OK.
Selecciona el nivel de permisos que quieres dar a las personas con las que estás compartiendo el calendario. Puedes elegir darles permiso para ver el calendario y editar el calendario.
Haz clic en Compartir para enviar la invitación de compartición.
Siempre recomendamos compartir el Calendario de Outlook con precaución, utilizando la menor cantidad de permisos posible. Usualmente, solo permitir ver el calendario es suficiente.
Cómo compartir un Calendario de Outlook usando una URL
Microsoft Outlook ha facilitado bastante la importación de otros calendarios usando una URL. Este método funciona con Google Calendar, Outlook Calendar, Calendarios de Apple, etc. Para compartir un Calendario de Outlook usando una URL, sigue estos pasos:
Abre Outlook y ve a la vista de Calendario.
En el lado izquierdo del panel, haz clic en Añadir Calendario.
En el modal Añadir Calendario, haz clic en la pestaña Suscribirse desde la web.
Pega la URL ICS que has copiado del otro calendario.
Haz clic en Importar
Tu calendario se importará a tu Calendario de Outlook. Ten en cuenta que los eventos recién creados pueden tardar un tiempo en propagarse dependiendo del proveedor. Por ejemplo, si estás compartiendo un Google Calendar, los cambios suelen tardar hasta 24 horas en propagarse.
Si las actualizaciones automáticas y en tiempo real del calendario son importantes para ti, entonces necesitas una Herramienta de Sincronización de Calendarios que te ayude a sincronizar automáticamente tus calendarios.
Cómo compartir un Calendario de Outlook con un Google Calendar
Si estás utilizando Google Calendar y Outlook Calendar simultáneamente, puedes traer tu Google Calendar a Outlook, para no tener que manejar ambos proveedores. Para compartir un Calendario de Outlook con un Google Calendar, por favor sigue estos pasos:
Abre Google Calendar.
Pasa el cursor sobre el calendario que deseas sincronizar.
Haz clic en el icono del menú de tres puntos.
Haz clic en Configuración y Compartición en el menú.
Desplázate hacia abajo y copia la dirección secreta en formato iCal.
Abre Outlook. Después de copiar la dirección secreta, el siguiente paso es abrir el calendario de Outlook que deseas sincronizar con el calendario de Google.
Haz clic en Añadir Calendario.
Haz clic en Suscribirse desde la web.
Pega la URL que copiaste de Google Calendar.
Haz clic en Importar.
El Google Calendar será visible en tu lista de calendarios en la barra lateral izquierda de tu Calendario de Outlook.
Como en el ejemplo anterior, compartir podría estar deshabilitado por tu departamento de TI. Si no puedes compartir tu Google Calendar, contacta a tus administradores de TI.
Cómo compartir un Calendario de Outlook con un Calendario de Apple
Los usuarios de Calendario de Apple pueden compartir su Calendario con Outlook, creando una URL pública dentro del Calendario de Apple.
Abre Calendario de Apple
En la barra lateral izquierda, pasa el cursor sobre el Calendario de Apple que deseas compartir y haz clic en la opción de compartir.
Marca la casilla junto a Calendario Público para generar una URL del calendario.
Copia la URL del Calendario Público
Abre Outlook y ve a la vista de Calendario.
En el lado izquierdo del panel, haz clic en Añadir Calendario.
En el modal de Añadir Calendario, haz clic en la pestaña Suscribirse desde la web.
Pega la URL ICS que has copiado del Calendario de Apple.
Tu Calendario de Apple se comparte con tu Calendario de Outlook.
Nota: Esto hace que tu Calendario de Apple sea público. Por favor, ten cuidado de no compartir la URL con nadie, ya que podrán ver los detalles de tus reuniones.
Al igual que compartir Outlook con Google Calendar, tras la compartición inicial, las actualizaciones de eventos pueden tardar un par de horas en propagarse.
¿Cómo estableces permisos al compartir tu Calendario de Outlook? ¿Qué permisos se recomiendan? (lectura importante para proteger tu privacidad)
Es muy importante conocer los permisos básicos que otorgas al compartir Calendarios de Outlook, ya que otorgar más permiso del necesario puede hacer que tu Calendario de Outlook sea completamente accesible y editable por otras personas. Esto es muy crucial para calendarios que tienen información de reuniones sensibles, así que por favor comparte con precaución.
Al compartir tu Calendario de Outlook con personas específicas, puedes elegir entre estos permisos de compartición:
Puede ver todos los detalles: Esta opción solo otorga acceso de solo lectura a las personas con las que compartes este calendario, y se recomienda seleccionar esta opción al compartir tu Calendario de Outlook con personas específicas.
Puede editar: Esta opción no se recomienda, ya que otorga permisos de escritura a las personas con las que compartes el Calendario de Outlook. Si tienes un caso de uso específico que necesita que otras personas editen tu Calendario compartido, entonces procede con otorgar este permiso, pero en general, el acceso de solo lectura debería ser suficiente para la mayoría de los casos.
Al publicar tu Calendario de Outlook para importarlo en otro Calendario de Outlook, puedes elegir entre estos permisos de compartición:
Puede ver cuándo estoy ocupado: Esta opción permite que otras personas solo vean los espacios cuando estás ocupado en el Calendario de Outlook que estás compartiendo pero oculta todos los detalles del evento. Esta es la opción recomendada para seleccionar, ya que mantiene toda la información privada no expuesta.
Puede ver todos los detalles: No recomendado, ya que permite a otros usuarios ver todas tus reuniones, junto con sus descripciones, participantes y todos los detalles privados. Por favor, no selecciones esta opción a menos que sea necesario para que otras personas vean los detalles de tus eventos privados.
¿Puede tu administrador de TI ver tu Calendario de Outlook compartido?
Desafortunadamente, sí. Por defecto, los administradores de TI tienen acceso completo a todas las cuentas de usuario en la organización, incluidos sus calendarios. Sabiendo esto, por favor comparte los Calendarios de Outlook con precaución.
¿Compartir un Calendario de Outlook bloquea el tiempo? ¿Podría tener doble reservación?
Compartir un Calendario de Outlook no bloqueará tu tiempo. Si un compañero de trabajo usa la función Buscar un Tiempo en Outlook, no podrá ver los espacios ocupados en tus Calendarios de Outlook compartidos. Esto conduce a conflictos de programación y pérdida de tiempo yendo y viniendo para encontrar nuevos tiempos para reunirse.
Si quieres evitar estos inconvenientes, considera usar una Herramienta de Automatización de Calendarios que mantenga tu privacidad intacta, bloquee realmente el tiempo y evite conflictos de reuniones.
Comparte tus Calendarios de Outlook usando OneCal
Los métodos que explicamos hasta ahora funcionan, pero vienen con grandes desventajas, como preocupaciones de privacidad, actualizaciones de reuniones retrasadas, etc. La mejor manera de compartir tu Calendario de Outlook es usando OneCal.
Usando OneCal, puedes bloquear automáticamente eventos en tu Calendario de Outlook primario, desde cualquier calendario sincronizado.
¿Por qué debería usar OneCal para compartir mis Calendarios de Outlook?
OneCal supera todas las desventajas de compartir Calendarios de Outlook:
Los administradores no pueden ver los detalles de la reunión: Una de las principales preocupaciones al compartir Calendarios de Outlook es que los administradores pueden ver los detalles privados de los calendarios que estás compartiendo. Usando OneCal, puedes seleccionar qué propiedades de los eventos quieres compartir. Puedes marcar todos tus eventos como 'Ocupado', y solo sincronizar el título de marcador de posición. Esto significa que tus administradores de TI no podrán ver tus eventos privados ni los calendarios que has compartido.
Actualizaciones automáticas y en tiempo real: El segundo beneficio es que las actualizaciones de eventos ocurren en tiempo real. Cuando creas una reunión en los calendarios compartidos, se reflejará en el Calendario de Outlook en tiempo real.
Bloquea realmente el tiempo y evita conflictos de reuniones: OneCal no crea un calendario compartido, en su lugar envía eventos a tu Calendario de Outlook primario, lo que significa que si los compañeros de trabajo usan la función Buscar un Tiempo, podrán ver tus espacios ocupados en todos los calendarios compartidos.
Puedes inscribirte para una prueba gratuita de 14 días, sin necesidad de tarjeta de crédito, para probar la sincronización de tus calendarios usando OneCal. Evita conflictos de reuniones y preocupaciones de privacidad, ahorra tiempo y concéntrate en lo que importa.