Cómo gestionar la visibilidad del calendario de Outlook (Guía 2025)

Después de haber explicado cómo gestionar la visibilidad de Google Calendar, la guía de hoy se centra en Outlook Calendar.

Outlook ofrece opciones gratuitas integradas para controlar quién ve tu calendario y qué información es visible.

Puedes limitar a otros a ver solo tu disponibilidad, ocultar detalles personales o incluso permitir que alguien más ayude a gestionar tu agenda.

Veamos paso a paso cómo ajustar la visibilidad de tu Outlook Calendar.

¿Cómo gestionar la visibilidad de Outlook Calendar?

1. Accede a la configuración de tu Outlook Calendar

Para gestionar los ajustes de uso compartido de tu calendario, primero necesitas abrir el panel correcto en Outlook:

1. Visita https://outlook.live.com/calendar

2. Haz clic en el ícono de calendario a la izquierda para abrir la vista de tu calendario.

   

3. En la barra lateral izquierda, bajo Mis calendarios, pasa el cursor sobre el calendario que quieras gestionar.

4. Haz clic en el menú de tres puntos y selecciona Compartir y permisos.

   

Se abrirá el panel donde puedes controlar quién tiene acceso a tu calendario y qué puede ver o hacer.

2. Comparte tu calendario internamente

Puedes compartir tu Outlook Calendar fácilmente con compañeros de trabajo dentro de tu organización Microsoft 365.

Así se hace:

1. En el panel Compartir y permisos, introduce la dirección de correo electrónico de la persona con la que quieres compartir tu calendario.

   

2. Usa el menú desplegable junto a su nombre para escoger el nivel de permiso adecuado.

Outlook ofrece cinco opciones de visibilidad:

• Puede ver cuándo estoy ocupado: solo muestra el estado disponible/ocupado, sin detalles de eventos.

• Puede ver títulos y ubicaciones: muestra nombres y ubicaciones de eventos, pero oculta otros detalles.

• Puede ver todos los detalles: acceso completo a la información del evento, excepto eventos privados.

• Puede editar: permite a la persona modificar los eventos de tu calendario.

• Delegado: concede derechos de edición completos y permite responder invitaciones en tu nombre. (Disponible solo en Outlook de escritorio con Microsoft 365.)

Algunas opciones (como Delegado) solo están disponibles en la aplicación de escritorio de Outlook para cuentas Microsoft 365. No se pueden configurar desde la web o la versión móvil, y solo funcionan dentro de tu organización.

3. Comparte tu calendario externamente

Puedes compartir tu Outlook Calendar con personas fuera de tu organización, como clientes, freelancers o socios externos, directamente desde la versión web de Outlook. Ten en cuenta que las opciones de permisos pueden ser limitadas según tu tipo de cuenta.

Para compartir externamente:

1. Abre el panel Compartir y permisos.

2. Introduce la dirección de correo electrónico del contacto externo.

3. Elige el nivel de permiso (p. ej., Puede ver todos los detalles o Puede editar).

   

4. Haz clic en Compartir.

Outlook admite el uso compartido externo, pero los permisos disponibles suelen ser más limitados que al compartir internamente. Al agregar un contacto externo, puede que solo veas opciones como “Puede ver todos los detalles” o “Puede editar”.

4. Deja de compartir o elimina acceso

Si ya no quieres que alguien acceda a tu Outlook Calendar, puedes retirar sus permisos en cualquier momento.

Para dejar de compartir tu Outlook Calendar, sigue estos pasos:

1. Abre Outlook en la web y ve a Configuración > Ver toda la configuración de Outlook > Calendario > Calendarios compartidos.

2. En la sección Compartir y permisos, busca la persona o grupo que quieras eliminar.

3. Haz clic en el ícono de papelera o selecciona Eliminar junto a su nombre.

Si tu calendario se compartió anteriormente mediante un enlace público (en configuraciones antiguas), también tendrás que desactivar el enlace en el mismo panel para revocar el acceso por completo.

1. Ve a Configuración > Ver toda la configuración de Outlook > Calendario > Calendarios compartidos.

2. Desplázate hasta la sección Publicar un calendario.

3. Elige tu calendario y haz clic en Anular la publicación o elimina el enlace compartido.

Una vez eliminado, la persona ya no podrá ver ni interactuar con tu calendario.

Toma el control del uso compartido de tu calendario con OneCal

Outlook ofrece buenas herramientas para gestionar la visibilidad del calendario. Pero si necesitas compartir disponibilidad con clientes externos, sincronizar Outlook y Google Calendars o crear una página de reservas con tu marca, pronto encontrarás sus límites.

Por otro lado, usando OneCal (a un precio similar a Microsoft Bookings), puedes:

• Sincronizar calendarios de Outlook, Google e iCloud en una vista unificada de disponibilidad

• Crear páginas de reserva privadas y con marca para clientes, contratistas o socios

• Bloquear tiempo automáticamente para eventos personales mientras muestras solo los espacios disponibles

• Evitar reservas dobles y la molestia de gestionar varios calendarios manualmente con sincronización en tiempo real

Prueba gratis durante dos semanas, sin tarjeta de crédito, cancela cuando quieras.