6 Mejores Aplicaciones y Herramientas de Calendario de Outlook en 2024

Aunque Microsoft Outlook ofrece una multitud de características, no puede tener todas las características para satisfacer a todos los usuarios. Por eso ofrece una API pública que los desarrolladores pueden utilizar para construir aplicaciones y herramientas sobre ella, mejorar funcionalidades, y mucho más.

Exploraremos las mejores aplicaciones y herramientas del Calendario de Outlook que utilizan la API oficial del Calendario de Outlook que te ayudarán a gestionar mejor tu tiempo, compartir tu horario de forma más eficiente, evitar conflictos de programación, y más.

¿Qué es una aplicación del Calendario de Outlook?

Una aplicación del Calendario de Outlook es una aplicación que utiliza la API Oficial de Outlook para proporcionar funcionalidades sobre Outlook. Por ejemplo, OneCal utiliza la API de Outlook para ayudar a los usuarios a sincronizar sus Calendarios de Outlook, Fantastical permite a los usuarios una mejor interfaz de usuario para los Calendarios de Outlook, con la capacidad de gestionar también tareas.

La mejor parte de las aplicaciones de terceros para el Calendario de Outlook es que se construyen sobre el Calendario de Outlook, y te otorgan características que desearías que Outlook tuviera.

6 Principales Aplicaciones y Herramientas del Calendario de Outlook

1. OneCal

OneCal es una aplicación de Calendario que te ayuda a evitar conflictos de reuniones sincronizando tus calendarios, y permitiéndote compartir enlaces de programación para que otros reserven tiempo contigo.

Características:

• Sincronización de Calendario: Con la Sincronización de Calendario de OneCal puedes fusionar tu disponibilidad a través de todos tus calendarios. Si trabajas con múltiples calendarios, si surge una reunión en un calendario, tendrás que crear manualmente la reunión en el otro calendario. Con la Sincronización de Calendario, todas tus reuniones son bloqueadas automáticamente en todos tus calendarios. Lo mejor es configurar qué propiedades de las reuniones serán clonadas. Si quieres solo bloquear el tiempo automáticamente, y omitir todos los detalles privados. Además, OneCal también soporta Google Calendar, lo que significa que también puedes sincronizar Calendarios de Outlook con Google Calendar, en tiempo real.

  

• Enlaces de Programación: Puedes crear enlaces de programación multi-calendario para enviar a otros para que reserven tiempo contigo. Los enlaces de programación son multipropósito y completamente configurables.

  

• Vista de Calendario: La característica de Vista de Calendario te permite ver Calendarios de Outlook y Google en una sola vista. No necesitas abrir múltiples clientes de calendario, solo ve a OneCal y mira todas tus reuniones en un solo lugar.

  

• Invitar a Miembros del Equipo: Puedes gestionar fácilmente y pagar por tu equipo, para que todos disfruten de los mismos beneficios que tú.

• Intuitivo y fácil de usar: Hay que destacar que OneCal es bastante fácil de configurar y usar. El equipo ha puesto bastante esfuerzo en hacer que la aplicación sea de primera clase en cuanto a usabilidad.

• Asombroso soporte al cliente: Solo puedes apreciar los productos cuyo soporte al cliente realmente trata de ayudarte, y va más allá para asegurarse de que tus problemas y preguntas se resuelvan lo más rápido posible. OneCal es uno de esos productos, ya que el equipo de soporte al cliente está en la cima del juego, entiende el producto en su totalidad, y se asegura de que cada cliente sea tratado con cuidado.

Precios:

• Inicial: $5/usuario/mes

• Esencial: $10/usuario/mes

• Premium: $30/usuario/mes

• Planes Personalizados/Empresariales: contacto para precios

2. Fantastical

Fantastical es una de las aplicaciones de calendario mejor diseñadas que existen, permitiéndote gestionar fácilmente múltiples calendarios y otras características útiles para facilitar tu calendario.

Características:

• Soporta todos los principales proveedores de calendarios: Aunque puedes descargar la aplicación Fantastical si eres usuario de Apple (a través de la App Store), tiene soporte para todos los principales proveedores de calendarios: Google Calendar, Outlook, Yahoo, iCloud, y más.

• UI y UX bien pensadas: No tardarás en notar que el equipo detrás de Fantastical se tomó su tiempo al construir Fantastical, asegurándose de que los usuarios obtengan la mejor experiencia, nada menos. Felicitaciones al equipo por eso.

• Enlaces de Programación: Fantastical no solo te permite gestionar y ver todos tus calendarios en una vista, sino que también proporciona características adicionales que te ayudan a optimizar tu disponibilidad. Una de esas características es la característica de Enlaces de Programación, que te permite crear y compartir enlaces de programación para que otros reserven tiempo contigo.

• Crear eventos escribiendo naturalmente: Puedes simplemente escribir en inglés "Crear una reunión con Kleol mañana por la mañana, para discutir el lanzamiento de los Enlaces de Programación del Equipo de OneCal", y Fantastical entenderá lo que quisiste decir, y programará la reunión para ti.

Contras:

• Disponible solo en la App Store: Es lamentable que los usuarios de Windows y Android no puedan usar Cron, ya que está disponible solo en la App Store.

• La mayoría de las características requieren un plan de pago: Aunque Fantastical tiene un plan gratuito, para aprovechar el verdadero poder de Fantastical, deberías actualizar a uno de los planes de pago.

Precios:

• Gratis

• Para Individuos: $4.75/mes, facturado anualmente

• Para Familias de hasta 5: $7.50/mes, facturado anualmente

3. Calendly

Calendly es uno de los OGs de la programación de calendarios, pionero en el nicho de programación de calendarios, y llevó el mercado global a 298 millones de dólares (estimado en llegar a 704 millones de dólares para 2028). Esto es bastante impresionante, ¿verdad?

Dado que Calendly es una de las primeras soluciones de programación, es obvio que ha madurado a lo largo de los años y proporciona todas las características de programación que la mayoría de los usuarios necesitan.

Características:

• Enlaces de programación multi-calendario, multiuso: Los enlaces de reserva de Calendly pueden verificar tu disponibilidad desde múltiples calendarios y pueden ser utilizados para cualquier reunión (tú decides).

• Muchas integraciones: Dada su madurez, Calendly tiene decenas de integraciones bajo la manga, así que si alguna vez necesitas una integración, es probable que Calendly ya la tenga. Además, tiene soporte para todas las principales Plataformas de Calendario como Google Calendar, Outlook, etc.

• Enlaces de reserva para equipos: Junto con los enlaces de programación individuales, también puedes crear enlaces de programación multiuso con Calendly.

• Flujos de trabajo: Calendly aprovecha sus integraciones para que puedas crear flujos de trabajo. Por ejemplo: puedes conectar Calendly a tu CRM, plataforma de facturación, etc., y crear un flujo de trabajo cuando algo sucede en Calendly (se programa una reunión, etc.).

• Mucha personalización: Calendly ofrece una buena cantidad de personalización cuando se trata de ajustar tu página de reserva y enlaces de reserva (aunque no esperes mucho, nada personalizado es compatible).

Contras:

• No es la interfaz de usuario más bonita, o UX intuitiva: Aunque la UI es bastante subjetiva, entiendo que tienen directrices de marca que siguen rigurosamente y que no pueden simplemente hacer la UI llamativa ya que han establecido una marca que millones de personas usan (Si no está roto, no lo arregles), herramientas como Cal.com han subido el nivel con una UX más intuitiva y una UI hermosa. Este mes Calendly renovó la aplicación, así que crédito donde se debe en mejorar los puntos débiles.

Precios:

• Gratis

• Estándar: $10 por asiento, por mes

• Equipos: $16 por asiento, por mes

• Empresa: Contacto para precios

4. Scheduler AI

Dado que listamos a Calendly como el OG de los enlaces de programación, traigamos una manera alternativa de lidiar con la programación. La antigua forma de programar es usando aplicaciones de programación como Calendly, donde creas un enlace de reserva, y lo compartes con otras personas para que elijan un tiempo y se reúnan contigo. Sería genial si pudiera simplemente decirle a alguien "Oye, ¿puedes reservar una reunión con el equipo de desarrollo de OneCal para discutir las prioridades para el próximo sprint?"

Suena justo como tener un asistente personal, ¿verdad? Eso es lo que hace Scheduler AI. Se integra con Google Calendar y Outlook y puede programar reuniones para ti, simplemente escribiendo en inglés, sin necesidad de crear otro enlace de programación.

La cosa especial es que usas Scheduler AI a través de tu cliente de correo electrónico. Si quieres reunirte con alguien o un equipo, simplemente CC _scheduler@scheduler.ai,_ y Scheduler AI revisará tu horario (o el horario de otros miembros del equipo), y te responderá a ti o a otros miembros del equipo sobre el mejor momento para reunirse, si estás de acuerdo con las sugerencias, programará la reunión por ti.

Características:

• Bastante capaz: Scheduler AI es capaz de manejar reprogramaciones de reuniones, cancelaciones, y más.

• Fácil de usar: En comparación con otras herramientas que ofrecen decenas de características y requieren una curva de aprendizaje, para usar Scheduler AI solo necesitas escribir, y tener la habilidad de escribir un correo electrónico.

• Coordinación Automática: Después de que CC Scheduler AI a tu correo electrónico, coordinará y comunicará automáticamente con otros participantes para programar el mejor momento para reunirse.

• Integraciones con Salesforce y Hubspot: Scheduler AI se integra con Salesforce y Hubspot, permitiéndote programar reuniones desde cualquier formulario web.

Contras:

• No es para todos: Aunque la idea pueda parecer genial, no está destinada a cubrir todos los casos de uso. Scheduler AI brilla principalmente cuando se usa para programar reuniones internas con uno o varios miembros del equipo. También puedes usarlo simplemente CCing Scheduler AI entre el correo electrónico/destinatario externo que quieras, pero no podrá leer la disponibilidad de todos los miembros, ya que no tiene acceso a sus calendarios. Lo mejor que puede hacer es sugerir tiempos basados en la disponibilidad del propietario de la cuenta principal (el que hace CC).

Precios:

• Co-piloto: $20 por usuario al mes

• Auto-Piloto: $35 por usuario al mes

• Empresa: Contacto para precios

5. Motion

En comparación con OneCal y Calendly, Motion es más complejo en términos de características y lo que intenta lograr, ya que cierra la brecha entre la gestión de Calendarios con la Gestión de Proyectos, combinado con algo de IA. Lo sé, también me tomó un tiempo entender la idea detrás de Motion. Expliquemos las características principales de Motion, y esperemos entenderlo mejor.

Características:

• Gestionar Tareas: Puedes gestionar tus tareas en Motion como parte de tu horario de calendario.

• Gestión de Proyectos:

• Puedes ver tus tareas relacionadas con el trabajo en tu Calendario de Equipo.

• Ver la Capacidad del Equipo: Dado que tienes un Equipo en Motion, puedes ver la capacidad de tu equipo y si pueden completar las tareas a tiempo.

• Automatiza algunos de los procesos de planificación de proyectos.

• Vista de Calendario: Aquí es donde las tareas, reuniones, y tareas pendientes se fusionan en una vista. También puedes ver las tareas de tu equipo usando el Calendario de Equipo.

• Enlaces de Programación: Motion también ofrece una característica de enlaces de programación para que compartas, y otros para reservar tiempo contigo.

• Capacidades de IA: Motion también tiene algunas características inteligentes que bloquean tu tiempo automáticamente basado en tus preferencias, similar a Reclaim. Si quieres aprender más sobre esta característica, debes leer nuestro artículo sobre Reclaim vs Motion, ya que profundizamos en ambos productos y definimos varias categorías para compararlos.

Contras:

• Intenta hacerlo todo: Como se explicó por las características principales, Motion ofrece gestión de proyectos, gestión de calendarios, enlaces de reserva, etc. Aunque al principio puede parecer que cuanto más características ofrece un producto mejor, debe señalarse que viene a costa de que la plataforma se sienta abrumadora y difícil de entender.

• Costoso: Desde mi experiencia, cuanto más características ofrece una aplicación, más costosa se vuelve. Habiendo fundado y dirigido 2 startups antes, puedo asegurarte que a medida que un producto añade más características, se volverá más costoso, ya que lleva tiempo desarrollarlas en primer lugar, luego soportarlas y mejorarlas con el tiempo. Para un individuo, Motion comienza en $19 por mes, facturado anualmente, o $34 por mes, facturado mensualmente. Es bastante costoso si lo comparas con Reclaim y otras herramientas similares.

Precios:

• Individual: $19 por mes, facturado anualmente, $34 facturado mensualmente

• Equipo: $12 por usuario por mes, facturado anualmente $20 por usuario facturado mensualmente

6. Any.do

Any.do es similar a Motion, pero no es tan amplio en lo que intenta lograr. La premisa es simple, gestionar tus tareas y proyectos con tu equipo. Ciertamente, la aplicación ha evolucionado con la adición de Sugerencias Inteligentes, comandos de voz, etc., pero el concepto y la base misma de lo que intenta lograr son fáciles de comprender.

Características:

• Ver todas tus tareas en un solo lugar: Any.do ofrece una vista de tareas, que puedes usar para ver todas tus tareas en un solo lugar.

• Aplicación móvil: Puedes usar la aplicación de Any.do en iOS y Android para gestionar rápidamente tus tareas desde tu teléfono móvil.

• Comandos de Voz: Si usas la aplicación móvil de Any.do, puedes crear tareas hablando.

• Integraciones: Any.do viene con integraciones como Google Calendar, Outlook, y más. Si quieres añadir un calendario de iCloud a Any.do, primero debes sincronizar el Calendario de iCloud con Google Calendar, luego conectar el Calendario de Google con Any.do.

• Asequible: Any.do tiene un plan gratuito, y planes de pago que comienzan desde $3 por mes si lo usas como individuo, como $5 por miembro del equipo, si invitas a miembros de tu equipo a también usar Any.do.

Contras:

• Plan gratuito muy limitado: Aunque Any.do ofrece un plan gratuito, pero es bastante limitado. Francamente, si quieres aprovechar adecuadamente Any.do, deberías actualizar al plan de pago.

Precios:

• Gratis

• Premium: $3 por mes, facturado anualmente

• Equipo: $5 por usuario por mes, facturado anualmente

¿Son seguras las aplicaciones de terceros de Outlook?

Si las aplicaciones de Outlook a las que intentas conectar tu Calendario están usando la API oficial de Outlook, y autorizas a través de Microsoft OAuth, deberías estar seguro. Siempre debes revisar su página de seguridad y asegurarte de que usen los estándares web para la seguridad. Si no estás convencido sobre la aplicación, puedes eliminar su acceso desde tu Acceso de Microsoft.

Algunas organizaciones tienen reglas estrictas respecto a las aplicaciones de terceros a las que puedes conectar tu cuenta, así que si obtienes la aprobación del administrador necesario, por favor lee nuestro artículo sobre cómo resolver el error de necesidad de aprobación del administrador al conectar Outlook/Office 365 a una aplicación de terceros.

Usa OneCal para gestionar tu Google Calendar sin esfuerzo

OneCal es una simple aplicación de automatización de calendarios que puede ahorrarte tanto trabajo manual. Puedes aprovechar la característica de Sincronización de Calendario para bloquear tiempo automáticamente en todos tus calendarios, usar los Enlaces de Programación para compartir enlaces de programación intuitivos, y ver todos tus calendarios en un solo lugar. El equipo está trabajando muy duro para mejorar el producto, y hacerse el único calendario que necesitarás.

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