Bloqueo de Tiempo en el Calendario: Todo lo que Necesitas Saber en 2024

Después de haber trabajado por más de una década, hay una cosa que he notado que me ayuda a ser más productivo y entregar más en términos de calidad y cantidad: estar organizado y preparado.

Una de las mejores maneras de mantenerse organizado y preparado es bloqueando tiempo en tu calendario para los principales enfoques en un día de trabajo.

En este artículo, aprenderemos más sobre el Bloqueo de Tiempo en el Calendario, los beneficios, consejos y herramientas que te ayudan a bloquear el tiempo de manera más eficiente.

¿Qué es el Bloqueo de Tiempo en el Calendario?

En palabras simples, el Bloqueo de Tiempo en el Calendario es crear bloques de tiempo en tu calendario para trabajo o actividades que planeas hacer. Puedes bloquear tiempo para las tareas más simples, como hacer ejercicio, leer un libro o incluso cuando trabajas en objetivos específicos en tu trabajo diario. Nada está fuera de límites, siempre y cuando sea algo que estés haciendo.

Idealmente, querrías bloquear tiempo en tu calendario para los principales ítems de trabajo y actividades que quieras completar dentro de un día y dejar espacios abiertos para ítems de trabajo inesperados.

Ejemplo de Bloqueo de Tiempo:

¿Cuáles son los Beneficios del Bloqueo de Tiempo en el Calendario?

El Bloqueo de Tiempo en el Calendario tiene muchos beneficios, principalmente:

• Mejora el Enfoque y la Productividad: El bloqueo de tiempo te ayuda a asignar períodos específicos para tareas, reduciendo distracciones y mejorando tu capacidad para concentrarte en el trabajo que tienes entre manos. Esto lleva a una mayor productividad ya que es más probable que completes las tareas dentro de sus tiempos establecidos.

• Mejor Gestión del Tiempo: Al organizar tu día en bloques de tiempo para diferentes actividades, ganas una comprensión más clara de cómo se gasta tu tiempo. Esta conciencia permite una mejor planificación y gestión del tiempo, ayudándote a priorizar las tareas de manera más efectiva.

• Tu Tiempo y Horario están Protegidos: Si no bloqueas tiempo en tu calendario para tareas importantes, existe la posibilidad de que te interrumpan con reuniones aleatorias por parte de tus compañeros de equipo, pensando que no estás ocupado. Bloquear tiempo te ayuda a proteger tu horario mientras eres productivo.

¿Cómo Bloquear Tiempo en el Calendario?

Como se mencionó anteriormente, puedes bloquear tiempo en el calendario para tareas personales o relacionadas con el trabajo. Hay dos maneras principales de bloquear tiempo en el calendario:

• Agrupar bloqueos de tiempo por relevancia: En lugar de crear un bloque de tiempo único para cada actividad, puedes agrupar el tiempo bloqueado por la relevancia y contexto de la actividad que estás haciendo. Si estás trabajando, puedes crear un bloque de tiempo llamado: Tiempo de Enfoque.

• Crear bloques de tiempo individuales: Si quieres ser más modular, puedes crear un bloque de tiempo por tarea o actividad. En lugar de crear un solo bloque de Tiempo de Enfoque, podrías crear estos bloques de tiempo: leer correos electrónicos, responder correos electrónicos, responder a comentarios de clientes, etc.

Ambos métodos de bloqueo de tiempo tienen pros y contras y generalmente funcionan bien. Lo importante es bloquear tiempo en tu calendario.

Ejemplo de crear un bloque de tiempo grupal:

Consejos para Empezar con el Bloqueo de Tiempo en el Calendario

1. Identifica las cosas clave que quieres lograr durante el día/semana

El primer paso para el bloqueo de tiempo en el calendario es decidir qué bloquear. Esto se hace generalmente todos los días, o programado semanalmente si conoces tus actividades diarias.

Es mejor si te tomas un poco de tiempo para pensar en esto, ya que esto será tu agenda (con tiempo flexible, por supuesto). Quieres asegurarte de que los bloques de tiempo que has creado jugarán un papel crítico en el logro de los objetivos que has establecido para el día o la semana.

2. Asegúrate de dejar tiempo para tareas inesperadas

El campo no siempre es verde, y las cosas no siempre salen según lo planeado. Como regla general, se recomienda dejar bloques de tiempo vacíos para reuniones inesperadas, actividades o ítems de trabajo.

Esto te da la tranquilidad de que nadie te interrumpirá cuando estés trabajando en tareas importantes, y tienes la flexibilidad para abordar tareas imprevistas.

3. Bloquea tu calendario con anticipación

Hablando relativamente, tener conocimiento de tus objetivos para la semana es mejor que solo saber lo que vas a lograr cada día. Conocer el horario para toda la semana te hará más resiliente y flexible.

Además, serás más productivo, ya que conocerás de antemano tus tareas o actividades, dejando sin espacio a eventos inesperados.

4. Asegúrate de bloquear tiempo de otros calendarios (calendario personal, etc)

No es raro que los profesionales tengan más de un calendario, como un Calendario Personal, calendario de clientes, y más. A menudo, estos calendarios contienen reuniones o eventos a los que asistirás.

Se recomienda que bloquees automáticamente tiempo en todos tus calendarios. Eso no es tan sencillo como parece, pero puedes usar una herramienta de Sincronización de Calendarios para enviar automáticamente esas reuniones a tu calendario a medida que se crean.

Ejemplo de dos calendarios sincronizados:

5. Asegúrate de que tu tiempo bloqueado se refleje en todos los calendarios

Otra pieza importante si gestionas múltiples calendarios es enviar tu tiempo bloqueado a todos tus calendarios, para evitar dobles reservas en otros calendarios.

Puede que hayas planificado tu horario para toda la semana en tu calendario principal, pero si los miembros de tu equipo en tus otros calendarios no saben que estás ocupado, reservarán tiempo contigo, resultando en conflictos de reuniones y confusión.

6. Usa una aplicación de bloqueo de calendario para facilitar el bloqueo de tiempo

Aplicaciones de Bloqueo de Tiempo en el Calendario como OneCal han facilitado mucho distribuir tus bloques de tiempo a través de todos tus calendarios, compartiendo el mismo horario y disponibilidad en cada calendario.

Usar una aplicación de calendario de equipo como Outlook o Google Calendar también se recomienda, ya que facilita bloquear tiempo en tu calendario, establecer bloques de tiempo recurrentes, bloquear los calendarios de los miembros de tu equipo, y más.

Usa OneCal para Bloquear Tiempo en Tu Calendario

Tener una aplicación de calendario que bloquea automáticamente tiempo para ti en todos tus calendarios es un salvavidas, ya que no tendrás que preocuparte por la confusión de los miembros de tu equipo con tu disponibilidad.

Puedes registrarte en OneCal gratis, no se requiere tarjeta de crédito, y experimentar el bloqueo de tiempo por ti mismo.