Wie Sie Google Kalender Terminplan nutzen, um kostenlos Buchungslinks zu erstellen

Was ist der Google Kalender Terminplan?

Google hat kürzlich eine neue Funktion namens "Google Terminplan" eingeführt, die derzeit nur für Google Workspace-Organisationen verfügbar ist.

Mit dem Google Terminplan können Sie öffentliche Terminplanungslinks direkt in Ihrer Kalender-App erstellen. Sie können diese Links dann mit anderen teilen, die Sie für ein Treffen buchen möchten. Das bedeutet, dass Sie externe Tools wie Calendly nicht mehr benötigen, um Terminplanungslinks zu erstellen.

Wie erstellt man einen neuen Terminplan im Google Kalender

Um einen neuen Terminplan zu erstellen, melden Sie sich bei Ihrem Google-Konto in Ihrer Organisation an und öffnen Sie den Google Kalender. Unter der Schaltfläche "Erstellen" sollte eine Option "Terminplan" angezeigt werden.

Wenn Sie diese Option nicht sehen, bedeutet dies, dass die Funktion noch nicht für Sie verfügbar ist.

Schritt 1: Setzen Sie den Titel des Terminplans und die Dauer des Treffens

Legen Sie einen Namen für den Terminplan fest, den Personen, die ein Treffen mit Ihnen planen möchten, sehen werden. Dies wird auch der Name des Treffens in Ihrem Kalender, wenn sie es planen. Der Titel des Terminplans sollte die Absicht des Treffens widerspiegeln. Sie könnten beispielsweise "Meeting mit [Ihrem Namen]", "Technisches Interview" oder "Einführung" verwenden.

Sobald Sie den Titel Ihres Treffens festgelegt haben, können Sie auch seine Dauer anpassen. Beachten Sie, dass die Standarddauer 1 Stunde beträgt, was im Allgemeinen nicht das ist, was Sie möchten. Stellen Sie daher sicher, die Dauer auf die gewünschte Länge zu ändern.

Schritt 2: Konfigurieren Sie Ihre allgemeine Verfügbarkeit

Bei der Konfiguration Ihres Terminplans können Sie Ihre allgemeine Verfügbarkeit festlegen. Beachten Sie, dass dies nur diesen bestimmten Terminplan betrifft, und Sie können mehrere Pläne mit unterschiedlichen Verfügbarkeiten erstellen.

Seien Sie hier nicht zu spezifisch und geben Sie nur Ihre allgemeine Verfügbarkeit für dieses Treffen an. Wenn es einen bestimmten Tag gibt, an dem Sie nicht verfügbar sind, können Sie dies später einstellen.

Schritt 3: Konfigurieren Sie ein Terminfenster

Das Terminfenster ermöglicht es Ihnen, Einschränkungen festzulegen, wann Termine gebucht werden können. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn erwartet wird, dass mehrere Personen über denselben Terminplan buchen. Es ist wichtig zu überprüfen, ob die Einstellungen Ihren Erwartungen für Buchungen entsprechen.

Es gibt mehrere Einstellungen, die Sie im Terminfenster anpassen können, und wir werden jede im Detail durchgehen:

1. "Jetzt verfügbar" vs "Start- und Enddaten": "Start- und Enddaten" geben Ihnen die Möglichkeit, ein Startdatum und ein Enddatum für die Verfügbarkeit Ihres Buchungslinks festzulegen. Dies ist oft nützlich, wenn Sie möchten, dass der Buchungslink nur für einen bestimmten Zeitraum verfügbar ist. Wenn Sie jedoch möchten, dass der Buchungslink verfügbar bleibt, bis Sie ihn löschen, wählen Sie "Jetzt verfügbar".

2. Maximale Zeit im Voraus, zu der ein Termin gebucht werden kann: Diese Einstellung legt fest, wie weit in der Zukunft Personen Termine über den Terminplanlink planen können. Wenn dieser Wert beispielsweise auf 60 Tage eingestellt ist, können Personen einen Termin mit Ihnen bis zu 60 Tage im Voraus buchen. Je nach Ihren Anforderungen und wie häufig Ihr Zeitplan aktualisiert wird, müssen Sie diesen Wert möglicherweise anpassen.

3. Minimale Zeit vor dem Terminbeginn, zu der er gebucht werden kann: Dieser Wert legt den minimalen Zeitraum fest, bevor ein Termin gebucht werden kann. Wenn er beispielsweise auf 4 Stunden eingestellt ist, können Personen keine Termine buchen, es sei denn, der Termin liegt mindestens 4 Stunden nach der Buchungszeit.

Schritt 4: Verfügbarkeit für bestimmte Daten anpassen, die von Ihrer normalen Verfügbarkeit abweichen

Die angepasste Verfügbarkeit ermöglicht es Ihnen, Ausnahmen von Ihrer allgemeinen Verfügbarkeit festzulegen, wie oben definiert. Wenn Sie beispielsweise einen Terminplan für Vorstellungsgespräche einrichten und an einem bestimmten Tag keine Vorstellungsgespräche wünschen, können Sie dies hier angeben.

Beachten Sie, dass Sie, wenn Sie Zeit in Ihrem Kalender blockiert haben, dies hier nicht angeben müssen. Die aktuelle Verfügbarkeit Ihres Kalenders wird immer berücksichtigt, wenn jemand einen Termin plant.

Schritt 5: Einstellungen für gebuchte Termine festlegen

Unter "Einstellungen für gebuchte Termine" können Sie weiter anpassen, wie oft und wie viele Buchungen pro Tag gemacht werden können.

Pufferzeit ermöglicht es Ihnen, eine Mindestpufferzeit zwischen Buchungen festzulegen. Wenn dieser Wert beispielsweise auf 15 Minuten eingestellt ist, müssen Buchungen, die über diesen Terminplan hereinkommen, mindestens 15 Minuten voneinander entfernt sein.

Maximale Buchungen pro Tag ermöglicht es Ihnen, die maximale Anzahl von Buchungen festzulegen, die Sie pro Tag über diesen Terminplan erhalten möchten.

Wenn diese Einstellungen nicht aktiviert sind, gibt es keine Pufferzeit zwischen Buchungen und keine Begrenzung für die Anzahl der Buchungen, die pro Tag gemacht werden können, vorausgesetzt, sie kollidieren nicht mit anderen Buchungen.

Schritt 6: Wählen Sie die Kalender aus, die auf Verfügbarkeit überprüft werden

Im Abschnitt "Kalender auf Verfügbarkeit überprüft" können Sie auswählen, welche Kalender Ihre Verfügbarkeit bestimmen werden. Die Verfügbarkeiten aus Ihren ausgewählten Kalendern werden mit den Verfügkeiten aus "Angepasste Verfügbarkeit" und "Allgemeine Verfügbarkeit" kombiniert, um Ihre endgültige Verfügbarkeit zu bestimmen.

Ihre Ereignisse werden immer in Ihrem Hauptkalender angezeigt, und dieser Kalender kann nicht abgewählt werden. Wenn Sie mit der Konfiguration Ihrer Kalender fertig sind, klicken Sie auf "Weiter", um Ihre Buchungsseite zu konfigurieren.

Schritt 7: Setzen Sie das Foto und den Namen der Buchungsseite

Dies ist das Foto und der Name, den die Leute auf Ihrer Buchungsseite sehen werden. Derzeit kann dies nicht geändert werden, um sich von Ihrem Kontonamen und -foto zu unterscheiden, aber dies kann sich in Zukunft ändern.

Schritt 8: Ort und Konferenz

In diesem Abschnitt können Sie die Details festlegen, wo und wie das Treffen stattfinden wird. Normalerweise möchten Sie, dass dies eine Konferenz-URL ist, aber auch andere Optionen sind möglich. Derzeit kann Google automatisch nur einen Meeting-Link für Google Meet generieren. In Zukunft können jedoch weitere Anbieter hinzugefügt werden.

Alternativ können Sie wählen, den Veranstaltungsort oder die Meeting-URL nach der Bestätigung der Buchung manuell anzugeben. Wählen Sie dazu "Keine / später festzulegen".

Schritt 9: Geben Sie eine Beschreibung der Buchungsseite an

Geben Sie in diesem Abschnitt weitere Details zum Treffen an. Diese Informationen werden auf Ihrer Buchungsseite angezeigt. Bitte beachten Sie, dass Sie hier keine Meeting-Links einschließen sollten, da sie für jeden sichtbar sind, der Zugriff auf Ihren Terminplanlink hat.

Schritt 10: Konfigurieren Sie das Buchungsformular

In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie die Informationen angeben können, die Personen bereitstellen müssen, wenn sie ein Treffen buchen. Zunächst müssen sie ihren Vornamen, Nachnamen und ihre E-Mail-Adresse angeben.

Um weitere Felder zum Buchungsformular hinzuzufügen, wählen Sie "Neues Element hinzufügen". In dem Popup, das erscheint, wählen Sie einen Feldtyp und geben Sie an, ob es erforderlich ist oder nicht. Derzeit werden zwei Feldtypen unterstützt: Telefonnummer und Textfeld (Benutzerdefiniertes Element). Wenn Sie "Benutzerdefiniertes Element" auswählen, können Sie auch ein Label für das Feld angeben.

Zusätzlich können Sie Personen auffordern, ihre E-Mail-Adresse zu bestätigen, indem Sie die Option "E-Mail-Verifizierung erforderlich" aktivieren. Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Buchung nicht bestätigt, bis die Person ihre E-Mail-Adresse über einen Link in ihrem Posteingang bestätigt.

Schritt 11: Konfigurieren Sie die Buchungsbestätigungen und Erinnerungen

Legen Sie fest, wie oft und wann Sie Erinnerungen an Personen senden möchten, die Termine buchen. Standardmäßig ist diese Einstellung auf "1 Tag vorher" eingestellt. Je nach Art des Treffens möchten Sie diese Einstellung möglicherweise ändern.

Sie können auch zusätzliche Erinnerungen hinzufügen, indem Sie "Erinnerung hinzufügen" auswählen.

Schritt 12: Speichern Sie Ihren Terminplan

Sobald Sie alles konfiguriert haben, klicken Sie im Menü "Terminplan" auf "Speichern". Nach dem Speichern werden einige vertikale Linien in Ihrem Kalender angezeigt, die Ihre Terminverfügbarkeit anzeigen.

Durch Klicken auf eine dieser Linien oder den Titel des Terminplans können Sie die Einstellungen des Terminplans ändern oder Ihren Buchungslink abrufen.

Wie Sie Ihren Google Kalender Terminplan-Link teilen

Um Ihren Terminplan-Link zu erhalten, klicken Sie auf den Namen des Terminplans in Ihrer Kalenderansicht oder auf eine der vertikalen Balken. Es wird ein Popup angezeigt, das Ihren Terminplan anzeigt. Hier können Sie weitere Details zu Ihrem Terminplan anzeigen, ihn bearbeiten oder löschen.

Um Ihren Buchungslink zu erhalten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Teilen". Es öffnet sich ein neues Modal, das Ihnen die Möglichkeit bietet, den Link zu kopieren oder einbetten, um ihn auf Ihrer Website zu platzieren.

In diesem Modal können Sie einen Link für den aktuellen Terminplan auswählen oder alternativ einen Link für alle aktiven Terminpläne auswählen. Wenn Sie letzteres wählen, muss die Person, die das Treffen plant, auch den Terminplan auswählen, den sie buchen möchten.

Das war's! Sie können diesen Link jetzt mit anderen Personen teilen, damit sie ein Treffen mit Ihnen buchen können.

Wie Sie Ihre Google Kalender Buchungsseite auf Ihre Website hinzufügen

1. Öffnen Sie Google Kalender.

2. Klicken Sie auf den Terminplan.

3. Klicken Sie neben "Buchungsseite öffnen" auf "Teilen".

4. Unter "Website einbetten" wählen Sie eine Option:

   • Um eine Schaltfläche für Ihre Terminpläne in einem Link zu erstellen, klicken Sie auf "Alle Terminpläne".

   • Um eine Schaltfläche für eine spezifische Buchungsseite zu erstellen, klicken Sie auf "Eine einzelne Buchungsseite".

5. Um die Option "Inline-Buchungsseite" zu öffnen, klicken Sie auf "Erweitern".

6. Um die Buchungsseite direkt auf Ihrer Website einzubetten, klicken Sie auf "Code kopieren".

7. Fügen Sie den Code in das HTML Ihrer Website ein.

8. Klicken Sie auf "Fertig".

Fazit

Google Terminplan ist eine großartige Alternative zu bestehenden Tools wie Calendly. Es bietet die meisten Werkzeuge, die Sie benötigen, um direkt aus Ihrem Kalender Buchungen zu erhalten, und es ist völlig kostenlos, wenn Sie bereits Google Workspace verwenden. Obwohl es noch einige fehlende Funktionen gibt, lohnt es sich, es auszuprobieren, um zu sehen, ob die vorhandenen Tools Ihren Anforderungen entsprechen.