Zoom을 Outlook 캘린더와 함께 사용하는 방법
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Zoom을 Outlook 캘린더와 함께 사용하면 회의 관리를 훨씬 쉽게 할 수 있습니다. 여러 앱을 관리하는 대신 모든 작업을 한 곳에서 처리할 수 있습니다.
이는 시간을 절약하고 체계적으로 일정을 관리할 수 있는 간단한 방법입니다. 몇 가지 단계만 거치면 Microsoft Outlook에서 직접 Zoom 회의를 예약하고 모든 회의 세부 정보를 한곳에 보관할 수 있습니다.
이 글에서는 Zoom을 설정하는 두 가지 방법을 살펴보겠습니다. 첫 번째는 Outlook용 Zoom 애드인을 추가하는 방법이며, 두 번째는 타사 캘린더 앱을 사용하여 Zoom을 연동하는 방법입니다.
이제 설정 방법과 효과적으로 사용하는 방법을 자세히 알아보겠습니다.
Zoom을 Outlook 캘린더와 연동하는 이유는 무엇인가요?
Zoom을 Outlook 캘린더에 연결하면 회의 일정을 더 빠르고 원활하게 예약할 수 있습니다.
앱을 번갈아 열지 않고도 Outlook 앱에서 직접 Zoom 회의를 예약할 수 있습니다. 연결이 완료되면 Zoom 링크가 캘린더 초대장에 자동으로 추가되어 복사 및 붙여넣기 작업이 필요 없습니다.
이 통합은 모든 정보를 체계적으로 관리하는 데도 도움이 됩니다. 회의 시간, 날짜, Zoom 링크 등의 세부 정보가 모두 캘린더에 저장됩니다. 연이어 회의를 진행해야 할 경우 특히 큰 도움이 됩니다.
예를 들어, Zoom 링크를 따로 만들고 이메일로 보내는 대신, 몇 번의 클릭만으로 모든 세부 정보가 포함된 초대장을 보낼 수 있습니다. 빠르고 효율적이며 번거롭지 않습니다.
Outlook용 Zoom 애드인 설정 방법
1단계: Outlook용 Zoom 애드인 설치하기
우선, Outlook용 Zoom 애드인을 설치해야 합니다:
- Microsoft AppSource 또는 조직의 애드인 스토어 접속: Microsoft AppSource(또는 조직에서 승인한 애드인 스토어)로 이동하여 "Zoom for Outlook"을 검색하세요.
- 애드인 설치: “Zoom for Outlook” 애드인을 클릭하고 "지금 가져오기(Get It Now)"를 선택합니다. 설치 지침에 따라 Outlook 계정에 애드인을 추가합니다. 조직에 속해 있다면 설치를 완료하기 위해 관리자 승인이 필요할 수 있습니다.
- Zoom 접근 권한 승인: 설치 후 Zoom 계정에 로그인하여 Zoom과 Outlook 간의 연결을 승인하라는 메시지가 표시됩니다.
- 설치 확인: Zoom 애드인이 Outlook 툴바(데스크톱 앱) 또는 리본 메뉴(웹 앱)에 표시되는지 확인하세요. 표시되지 않으면 애드인 목록에서 활성화되어 있는지 확인합니다.
이 설정을 완료하면 Outlook 캘린더에서 Zoom 회의를 직접 예약하고 관리할 수 있습니다.
2단계: Outlook 캘린더에서 Zoom 회의 예약하기
Zoom 애드인이 설치되었으면 이제 Zoom 회의를 예약할 수 있습니다:
- 새 이벤트 만들기: Outlook을 열고 캘린더로 이동합니다. “새 이벤트” 또는 "새 회의"를 클릭하여 새 캘린더 항목을 생성합니다.
- 회의 세부 정보 입력: 회의 제목을 입력하고 날짜와 시간을 지정하며 참석자의 이메일 주소를 입력하여 추가합니다.
- Zoom 회의 추가: 회의 창에서 “Zoom” 섹션을 찾아 "Zoom 회의 추가"를 클릭합니다. 이 작업을 통해 Zoom 회의 링크 및 회의 ID 등 세부 정보가 자동으로 캘린더 이벤트에 삽입됩니다.
- 회의 설정 확인: 초대장에 포함된 Zoom 설정(시간대, 비밀번호, 대기실 구성 등)을 확인합니다.
- 초대장 전송: 회의 세부 정보를 마친 후 "보내기"를 클릭하여 참석자에게 초대장을 전송합니다. 이때 Zoom 회의 링크도 함께 포함됩니다.
3단계: 예약된 Zoom 회의에 참여하기
참석자는 Outlook 캘린더 이벤트에서 직접 Zoom 회의에 참여할 수 있습니다:
- 이벤트 열기: Outlook 캘린더에서 예약된 이벤트를 엽니다.
- Zoom 링크 클릭: 이벤트 세부 정보에서 Zoom 회의 링크를 클릭하면 Zoom 앱이 실행되거나 브라우저에서 회의가 열립니다.
- 로그인 필요 시: Zoom 계정으로 로그인하거나 게스트로 입장하여 회의에 참여합니다.
4단계: Outlook에서 Zoom 회의 설정 관리하기
Outlook 내에서 Zoom 회의 설정을 사용자 맞춤으로 조정할 수 있습니다:
- 회의 편집: Outlook에서 캘린더 이벤트를 열고 "편집"을 클릭합니다.
- Zoom 설정 조정: Zoom 섹션에서 대기실 활성화, 비밀번호 요구, 참가자 권한 설정 등을 수정합니다.
- 변경 사항 저장: 필요한 조정을 마친 후 변경 내용을 저장하고 필요한 경우 참석자에게 업데이트된 정보를 다시 전송합니다.
- 변경 사항 확인: Zoom 계정에서 대시보드를 확인하여 수정된 회의 설정이 반영되었는지 검토합니다.
5단계: 문제 해결 및 지원
Zoom 애드인에 문제가 있을 경우:
- 애드인 재설치: 애드인이 표시되지 않으면 AppSource 또는 애드인 스토어에서 삭제 후 다시 설치하세요.
- 권한 확인: Outlook 및 Zoom에서 통합을 사용할 수 있는 권한이 있는지 확인하세요.
- 지원팀 문의: 문제가 계속되면 Zoom 또는 Microsoft 지원팀에 문의하세요.
타사 앱으로 Outlook과 Zoom 관리하기
여러 개의 캘린더를 관리하거나 고급 동기화 옵션이 필요한 사용자라면 OneCal 같은 타사 앱이 훌륭한 선택이 될 수 있습니다.
OneCal은 Zoom과 Outlook 캘린더를 통합할 뿐 아니라 Google Calendar 및 Apple Calendar와도 동기화됩니다.
OneCal을 사용하는 이유는?
OneCal은 일정을 더 쉽게, 덜 스트레스를 받으며 관리할 수 있도록 도와줍니다. 예를 들어 업무용 및 개인용 캘린더를 Google과 Outlook에서 따로 관리하고 있다면, OneCal은 이들을 하나로 모아 한눈에 볼 수 있도록 합니다.
OneCal을 통해 회의를 설정할 경우, Zoom 링크를 자동으로 생성하여 이벤트에 저장해줍니다. 앱을 전환하거나 수동으로 링크를 추가할 필요가 없습니다.
또 하나의 큰 장점은 일정 충돌 방지입니다. OneCal은 연결된 모든 캘린더에서 겹치는 이벤트가 있는지 확인합니다.
예를 들어, 업무 회의를 예약하려고 할 때 개인 캘린더에 이미 병원 예약이 있다면 OneCal이 충돌을 알려주어 이중 예약을 피할 수 있습니다.
이와 같은 체계적인 일정 관리는 바쁜 일정을 관리하거나 시간대를 넘나들며 일정을 조율해야 하는 사용자에게 특히 유용합니다. 각 캘린더를 수동으로 확인하지 않아도 되며, 항상 정확한 가용성을 유지할 수 있습니다.
OneCal 주요 기능
OneCal은 단순한 동기화와 일정 조율 기능을 넘어서, 사용자를 체계적이고 전문적으로 보이게 도와주는 기능을 제공합니다:
- 다중 캘린더 동기화: Outlook, Google, Apple 캘린더를 통합할 뿐만 아니라, 다중 Outlook 캘린더도 동기화할 수 있습니다. 다양한 역할이나 프로젝트 별로 계정을 분리한 경우에 유용합니다.
- 실시간 알림: 회의 변경이나 새 초대와 같은 업데이트에 대한 즉시 알림을 받아 항상 최신 상태를 유지할 수 있습니다.
- 시간 차단: 모든 캘린더에서 자동으로 시간을 차단하여 이중 예약을 방지할 수 있습니다.
- 예약 링크 및 페이지 브랜딩: 고객이나 팀원과 예약 링크를 공유할 때, 브랜딩을 반영하여 전문적이고 일관된 인상을 줄 수 있습니다.
- 충돌 없는 일정 조율: 연결된 모든 캘린더에서 겹치는 이벤트를 자동으로 표시해 이중 예약을 방지할 수 있습니다.
Outlook과 Zoom에서 OneCal 사용하는 방법
다음은 OneCal을 시작하는 방법입니다. 간단한 과정이며 단계별로 안내해드리겠습니다:
1단계: OneCal 가입하기
OneCal에 접속하여 무료 계정을 만드세요. 가입 절차는 간단합니다. 이메일 주소와 비밀번호만 입력하면 됩니다. 가입 후에는 설정을 시작할 수 있는 대시보드로 이동합니다.
2단계: 계정 연결하기
대시보드에서 캘린더 연결 옵션을 찾습니다. 먼저 Outlook 캘린더를 연결하세요. Microsoft 계정으로 로그인한 후 OneCal에 동기화 권한을 부여합니다.
Google 캘린더도 사용하는 경우 Google 계정으로 로그인하여 연결합니다. 마지막으로 Zoom 계정도 연결합니다. 이 단계에서는 OneCal이 이벤트용 Zoom 회의 링크를 자동으로 생성할 수 있도록 허용합니다.
예를 들어, 업무와 개인 생활을 위한 별도의 캘린더가 있다면 이 단계에서 모든 캘린더가 한곳에서 함께 작동하도록 설정할 수 있습니다.
3단계: 이벤트 일정 조율 시작하기
모든 설정이 완료되면 OneCal을 사용하여 이벤트를 생성할 수 있습니다. 팀 회의를 예약할 경우, 날짜, 시간, 참석자 등의 세부 정보를 입력하세요.
OneCal은 사용자의 캘린더를 자동으로 확인하여 일정이 비어 있는지 확인합니다. Zoom 링크도 자동으로 추가되어 수동 입력이 필요 없습니다.
이벤트가 생성되면 연결된 모든 캘린더에 동기화됩니다. 따라서 Outlook이든 Google Calendar이든 관계없이 이벤트가 모든 세부 정보와 함께 표시됩니다.
더 자세한 내용은 Zoom을 OneCal과 통합하는 방법에 대한 단계별 가이드를 참고하세요.
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FAQ
Outlook 반복 일정에 Zoom 회의를 추가할 수 있나요?
네, 가능합니다.
Outlook 회의를 다시 예약하면 Zoom 링크도 자동으로 업데이트되나요?
네. 날짜나 시간을 변경하고 초대장을 다시 보내면 Zoom과 일정이 동기화되며 동일한 링크가 유지됩니다.
Outlook에서 Zoom 회의를 예약할 때 OneCal이 자동으로 개인 일정을 차단할 수 있나요?
네. OneCal은 연결된 모든 캘린더(Outlook, Google, iCloud)를 확인하고 바쁜 시간을 차단하여 Zoom 회의를 추가할 때 이중 예약을 방지합니다.