Google 캘린더에서 시간을 차단하는 방법: 단계별 가이드

원격 근무가 새로운 표준이 된 지금, 모든 회의는 먼저 우리의 캘린더를 거칩니다. 대부분의 전문가들이 시간을 차단하기 위해 Google Calendar를 사용하고 있다는 점을 고려하면, 이 스케줄링 도구를 활용하여 시간을 차단하고 더 많은 업무를 처리하는 방법을 이해하는 것이 매우 중요합니다.

이 글에서는 Google Calendar 시간 차단(Google Calendar Time Blocking)의 기술, 과제, 생산성을 높이는 데 도움이 되는 최고의 도구들을 포함하여 전반적인 내용을 설명하겠습니다.

Google Calendar 시간 차단이란?

Google Calendar 시간 차단(Time Blocking)은 Google Calendar에서 특정 작업이나 활동을 위해 특정 시간 블록을 할당하는 시간 관리 기법입니다. 이 접근 방식은 하루를 구조화되지 않은 방식으로 보내기보다는, 집중 업무, 회의, 개인 시간 또는 기타 활동을 위한 구체적인 시간을 따로 설정하는 원칙에 기반합니다.

Google Calendar에서 시간을 차단하는 방법

Google Calendar에서 시간을 차단하려면 다음 단계를 따르세요:

1. Google Calendar 열기

웹에서 Google Calendar를 열려면 다음 URL을 사용하세요: https://calendar.google.com/calendar/u/0/r

모바일에서도 동일한 단계를 따를 수 있습니다.

2. 시간을 차단할 캘린더 선택

동일한 Google Calendar 계정 아래에 여러 개의 Google 캘린더가 있을 수 있으므로, 올바른 캘린더에서 시간을 차단하고 있는지 확인하세요.

3. 캘린더에서 블록 영역을 클릭하거나 ‘만들기(Create)’ 클릭

Google Calendar에서 캘린더 내의 특정 슬롯을 클릭하거나 왼쪽 상단의 ‘만들기(Create)’ 버튼을 클릭하여 새 일정을 만들 수 있습니다.

4. 이벤트를 ‘비공개(Private)’로 표시

이벤트를 비공개로 설정하면 본인만 이벤트의 세부 정보(제목, 설명 등)를 볼 수 있으며, 다른 사람에게는 ‘바쁨(Busy)’으로 표시됩니다. 이는 본인이 무엇을 위해 시간을 차단했는지 이해하는 데 도움이 되며, 다른 사람들도 해당 시간에 당신이 바쁘다는 것을 알 수 있습니다.

동료들이 이벤트 세부 정보를 보길 원할 경우, 이벤트를 ‘공개(Public)’로 설정할 수 있습니다.

이벤트를 비공개로 설정하려면, 이벤트 모달에서 ‘추가 옵션(More options)’을 클릭하세요:

‘추가 옵션’을 클릭한 후, 아래 드롭다운에서 ‘비공개(Private)’를 선택하세요:

5. 제목, 시간, 설명 및 기타 세부 정보 설정

간결한 제목과 명확한 설명을 설정하는 것이 중요합니다. 그래야 나중에 캘린더를 볼 때 왜 시간을 차단했는지 기억하기 위해 머리를 굴릴 필요가 없습니다.

시간 차단이 중요한 이유는?

원격 근무는 모두가 집에서 일하고 온라인으로 회의에 참여하도록 만들었습니다. 이는 대부분의 회의가 웹 회의 솔루션을 통해 디지털 방식으로 이루어진다는 것을 의미합니다. 업무 중이거나 이미 다른 일정을 고려하고 있는 와중에 회의 초대를 받는 경우도 드뭅니다.

또한 팀원들이 회의 시작 1시간 전(혹은 그 이하)에 회의 일정을 알리는 것도 매우 일반적입니다. 이는 당신이 하루 일정을 미리 계획해 두었거나 더 중요한 일을 해야 할 경우, 큰 문제로 이어질 수 있습니다.

Google Calendar 시간 차단이 중요한 이유는 다음과 같습니다:

1. 팀원들과 명확한 기대치를 설정

시간 차단은 팀원들과의 기대치를 관리하면서도 그들이 당신과 회의를 예약할 수 있는 시간을 확보하도록 도와줍니다. 작업 완료와 동료와의 협업 사이의 균형을 유지하는 것이 직장 생활에서 매우 중요합니다.

2. 정리된 일정, 계획된 하루

업무일을 계획하면서 회의, 집중 업무, 준비 시간 등을 고려해 명확한 일정을 설정하고 예상치 못한 일들을 피하는 것이 중요합니다. 이는 하루 동안 수행해야 할 작업과 각 작업을 수행할 수 있는 시간을 명확하게 보여줍니다.

3. 생산성 향상

Google Calendar에서 시간을 차단하면 갑작스러운 ‘긴급한’ 회의로 인한 방해 없이 업무에 집중할 수 있어 생산성이 향상됩니다. 어떤 작업을 언제 해야 하는지 정확히 알고 있게 되므로 시간을 더 효율적으로 사용할 수 있습니다.

Google Calendar에서 시간 차단 시 마주치는 어려움

1. 여러 개의 Google Calendar에서 시간 차단이 어려움

하나의 Google Calendar에서 시간 차단은 쉽지만, 여러 캘린더가 관여되면 복잡해집니다. Google Calendar 공유를 통해 한 Google Calendar에서 다른 캘린더로 시간을 차단할 수는 있지만, 이 경우 캘린더를 공개해야 하며, 개인적인 회의 내용이 노출될 수 있습니다. 만약 회의 정보가 기밀이거나 민감한 내용이라면 이는 큰 문제입니다.

또한 Google Calendar는 회의 생성이나 편집이 실시간으로 동기화되지 않습니다. 이로 인해 이중 예약이 발생할 확률이 높아집니다.

2. 모든 활동에 대해 시간을 차단하는 데 적응하기 어려움

시간 차단이 효과적이기 위해서는 모든 활동에 대해 시간을 차단해야 합니다. 이론적으로는 간단해 보이지만, 해야 할 모든 작업이나 활동에 대해 일정을 만드는 것을 꾸준히 유지하는 것은 매우 도전적입니다.

3. 부정확한 시간 추정

가장 큰 도전 중 하나는 작업 소요 시간을 정확하게 추정하는 것입니다. 사람들은 종종 특정 작업에 걸리는 시간을 과소평가하여 지나치게 낙관적인 일정을 세우고, 결국 따르기 힘든 일정이 됩니다.

4. 유연성 부족

엄격한 시간 차단은 유연성을 떨어뜨릴 수 있습니다. 예상치 못한 작업, 긴급 상황, 길어진 회의 등은 전체 일정을 망가뜨리고, 스트레스를 유발하며 끊임없는 일정 조정이 필요하게 됩니다.

5. 방해와 중단

아무리 잘 계획된 일정이 있어도 외부 방해(전화, 이메일, 동료의 방문 등)나 내부 방해(미루기, 집중 부족 등)로 인해 시간 블록이 방해받을 수 있습니다.

여러 개의 Google 또는 Outlook 캘린더에 걸쳐 시간을 차단하려면?

많은 조직은 두 개 이상의 Outlook 또는 Google 캘린더를 사용하기 때문에, 모든 캘린더에 걸쳐 시간을 차단하는 것은 매우 도전적인 일이 됩니다.

캘린더 공유를 통한 수동 시간 차단

캘린더 공유를 통해 여러 캘린더에 걸쳐 수동으로 시간을 차단할 수는 있지만, 몇 가지 주요 단점이 있습니다:

1. 느린 캘린더 동기화: 여러 캘린더를 공유하여 차단하는 경우, 동기화가 실시간으로 이루어지지 않으며, 캘린더가 동기화되기까지 최대 24시간이 걸릴 수 있습니다.
2. 개인정보 노출: 한 캘린더를 다른 캘린더와 동기화하려면 해당 캘린더를 공개해야 하며, 이는 Google 검색을 통해 누구나 접근할 수 있게 된다는 것을 의미합니다.
3. 한 번에 하나의 캘린더만 공유 가능: 양방향 동기화가 필요한 경우, 동일한 과정을 반복해야 합니다.

캘린더를 동기화하여 여러 캘린더에 걸쳐 시간을 차단하려면 다음의 심층 가이드를 참고하세요:

• 여러 개의 Google Calendar를 동기화하는 방법
• Google Calendar를 Outlook과 동기화하는 방법
• 여러 Outlook Calendar를 동기화하는 방법

Google Calendar 시간 차단 기법

이제 Google Calendar 시간 차단의 기본을 이해했으니, 시간을 절약하고 더 예측 가능한 일정을 만들며 생산성을 높일 수 있는 기법들을 알아보겠습니다.

1. 하루를 시작할 때 시간 차단 (30분)

“하루는 당신이 만드는 것이다. 태양처럼 떠올라 타올라라.” - 윌리엄 C. 해넌

하루를 맑은 정신으로 시작하며 그날의 계획을 세우는 것은 매우 중요합니다. 30분짜리 시간 블록을 통해 어제 해야 했던 일과 오늘 해야 할 일을 평가할 수 있습니다. 이 블록은 하루 전체를 계획하고 미루기나 예상치 못한 일들이 생기지 않도록 도와줍니다.

2. 모든 회의 전에 시간 차단 (15분)

일반적인 원칙으로, 회의가 중요하고 당신의 의견이 필요한 경우라면, 사전에 준비가 되어 있어야 합니다. 가장 좋은 방법은 회의 전에 15분짜리 시간 블록을 설정하여 회의 안건과 관련 사항들을 검토하는 것입니다: 질문, 답변, 전반적인 생각 등.

회의가 짧고 당신의 참여가 거의 필요 없는 경우라면, 해당 회의 전에 시간 차단을 생략할 수 있습니다.

3. 집중 업무를 위한 시간 차단 (2시간 이상)

현대의 업무 환경에서는 회의가 중요하게 여겨지지만, 실제로는 업무를 완료하는 것도 매우 중요합니다. 이를 위해 하루 업무의 대부분을 차지하는 일상적인 작업에 집중할 수 있도록 2시간 이상의 시간 블록을 설정할 수 있습니다.

회의가 중요하지 않다는 것은 아니지만, 결국 당신에게 주어진 업무를 완료해야 하며, 회의가 그에 대한 변명이 될 수는 없습니다.

4. 하루를 마치기 전 시간 차단 (30분)

업무일의 마지막 30분을 차단하여 다음 날을 계획하거나, 오늘의 성과를 평가하거나, 단순히 하루를 마무리하고 개인 생활을 이어가는 것도 나쁜 생각은 아닙니다.

또 다른 이유는, 30분 이상 지속될 수 있는 회의를 피하여 개인 생활을 방해받지 않도록 하는 것입니다. 워라밸은 매우 중요하며, 경계는 반드시 지켜져야 합니다. 제 경험상, 회의는 종종 예상보다 오래 지속됩니다. 긴급하지 않은 회의라면, 하루의 마지막 30분 동안 회의를 잡을 이유는 없습니다.

OneCal을 사용하여 모든 Google Calendar에 걸쳐 시간 차단

여러 Google Calendar에 걸쳐 시간을 차단하는 것은 시간이 많이 들고, 종종 캘린더를 인터넷에 노출시키는 결과로 이어집니다.

OneCal은 사용자의 프라이버시를 보장하면서 모든 캘린더에 자동으로 시간을 차단하도록 설계되었습니다.

OneCal은 신용카드 없이 14일 무료 체험을 제공하므로, 가입하여 캘린더 자동화를 직접 경험해보세요!