I migliori strumenti e app per la sincronizzazione dei calendari - aggiornati per il 2025

Hai più calendari e fai fatica a riflettere la tua disponibilità su tutti?

Lavori con clienti diversi e questo ti causa doppi appuntamenti?

Hai conflitti di riunioni nella tua organizzazione, a causa di sovrapposizioni negli orari dei dipendenti?

In questo articolo scoprirai i migliori strumenti di sincronizzazione del calendario che semplificano la gestione del tuo programma su più calendari.

Iniziamo!

Che cos’è uno strumento di sincronizzazione del calendario?

Uno strumento di sincronizzazione del calendario è un programma software che copia automaticamente eventi e disponibilità tra due o più calendari, spesso tra servizi diversi come Google, Outlook, iCloud o un sistema aziendale interno.

Di solito, il programma monitora i nuovi eventi, le modifiche o le eliminazioni in ciascun calendario connesso e aggiorna gli altri in tempo reale (o a intervalli prestabiliti). Il risultato è una vista unica e aggiornata del tuo programma ovunque tu lo consulti, eliminando l’inserimento manuale, prevenendo le doppie prenotazioni e rendendo facile per gli altri vedere quando sei libero.

Esempio 1: Un libero professionista ha tre calendari separati:

• Google Calendar

• Outlook

• iCloud Calendar

Un libero professionista ha appena iniziato a collaborare con un cliente che pianifica le riunioni in Google Calendar e ha impostato un calendario dedicato per lui. Utilizzando uno strumento di sincronizzazione del calendario, il libero professionista può replicare automaticamente la disponibilità da tutti i calendari esistenti in questo nuovo Google Calendar.

Esempio 2: Un manager mantiene il proprio programma quotidiano in un Google Calendar personale. Utilizzando uno strumento di sincronizzazione del calendario, può copiare quella disponibilità nel suo calendario di lavoro in modo che i colleghi sappiano sempre quando è libero.

Questo porta a una migliore comprensione della disponibilità reciproca, oltre a meno conflitti di pianificazione.

Perché uno strumento di sincronizzazione del calendario è importante?

Uno strumento di sincronizzazione del calendario è importante perché impedisce di essere prenotato due volte quando si gestiscono più calendari. Ecco 5 motivi per cui utilizzare uno strumento di sincronizzazione del calendario è importante:

• Evita le doppie prenotazioni: Gli strumenti di sincronizzazione del calendario bloccano lo stesso intervallo occupato su ogni calendario che colleghi. Ciò significa che nessuno può prenotarti due riunioni nello stesso momento.

• Fa risparmiare tempo: Lo strumento di sincronizzazione del calendario mantiene automaticamente i tuoi calendari sincronizzati; non devi copiare o incollare le riunioni.

• Permette agli altri di vedere quando sei libero: Colleghi e clienti vedono sempre una visualizzazione libera/occupato accurata. Questo riduce email e messaggi che chiedono: “Questo orario va bene?”

• Mantiene ogni calendario aggiornato: Che tu apra Google, Outlook o il calendario del telefono, l’agenda è la stessa. Qualunque dispositivo tu usi per controllare i tuoi calendari, sarai certo che le riunioni che stai guardando siano accurate.

• Protegge la privacy: Puoi sincronizzare solo i blocchi “occupato” senza condividere il nome o i dettagli della riunione. Le persone sanno che sei impegnato, ma le informazioni private restano nascoste, così non devi preoccuparti che informazioni riservate diventino pubbliche o siano disponibili ai tuoi colleghi.

Quali sono le Migliori App per la Sincronizzazione del Calendario?

Classificheremo i migliori Strumenti e App per la Sincronizzazione del Calendario in base alla flessibilità, affidabilità, facilità d'uso e alle funzionalità generali.

1. OneCal

OneCal è di gran lunga lo strumento di sincronizzazione del calendario più configurabile, affidabile e facile da usare sul mercato, supportando Outlook, Google Calendar e Apple iCloud Calendar.

Caratteristiche Principali di OneCal

• Sincronizzazione multi-direzionale dei calendari. OneCal è l'unico strumento sul mercato che ti permette di sincronizzare più calendari in un'unica operazione. Con altre soluzioni, se desideri sincronizzare 4 calendari, devi creare 12 sincronizzazioni diverse. Con OneCal, ne serve solo 1. Questo è un enorme vantaggio per utenti esperti o professionisti che gestiscono più di 2 calendari quotidianamente, in quanto si risparmia tempo, visto che la sincronizzazione richiede solo 1 minuto.

  

• Sincronizzazione Affidabile del Calendario. Abbiamo dedicato innumerevoli ore allo sviluppo dell'algoritmo di sincronizzazione del calendario più affidabile, tenendo conto anche dei casi limite più rari, e assicurandoci che i nostri clienti non incontrino errori durante la sincronizzazione dei loro calendari. Inoltre, abbiamo implementato un sistema di monitoraggio che notifica il nostro team ogni volta che una sincronizzazione fallisce, gestendo errori o segnali di allarme in tempo reale. Vogliamo che i nostri utenti si sentano sicuri della nostra soluzione, evitando conflitti di programmazione o confusione.

  

• Sincronizzazione del Calendario Attenta alla Privacy. Sappiamo quanto la privacy sia fondamentale quando si sincronizzano più calendari tra diverse organizzazioni, ed è per questo che abbiamo creato l'App di Sincronizzazione del Calendario più configurabile sul mercato, permettendoti di scegliere quali proprietà degli appuntamenti sincronizzare. Non vuoi sincronizzare la descrizione della riunione? Vuoi che tutti gli eventi clonati abbiano un colore personalizzato? Puoi farlo.

  

• Sincronizzazioni Automatiche, in Tempo Reale e Veloci. OneCal è almeno 5 volte più veloce rispetto alla concorrenza. Altri strumenti di sincronizzazione impiegano fino a 20 minuti per sincronizzare due calendari ricchi di appuntamenti, mentre OneCal impiega solo 3 minuti. Tutte le sincronizzazioni sono automatiche e in tempo reale. Questo significa che non appena viene creato un appuntamento in uno dei tuoi calendari, esso verrà sincronizzato su tutti i tuoi calendari in tempo reale.

• Sicuro e protetto: OneCal rispetta gli standard del settore in materia di sicurezza e privacy dei dati. Nessun dato del calendario viene memorizzato, analizzato o venduto. OneCal si connette ai tuoi calendari tramite connessioni ufficiali, essendo approvato da Google e Microsoft. Inoltre, vengono richieste solo le autorizzazioni minime necessarie per eseguire le funzionalità di sincronizzazione dei calendari e dei Scheduling Links. I dati sono crittografati sia durante il transito che a riposo, e l’infrastruttura è molto sicura e protetta da attacchi.

• Sincronizza Calendari Outlook, Google e iCloud. OneCal è una delle poche piattaforme che supporta sia Outlook, Google Calendar che Apple iCloud Calendar. Con OneCal, puoi sincronizzare più calendari Outlook e Google in meno di un minuto.

  

• Link di Prenotazione. OneCal offre anche una funzionalità di link di prenotazione, simile a Calendly. Questo ti permette di condividere la tua disponibilità con altri e di consentire loro di prenotare appuntamenti con te.

  

• Visualizza Tutti i Tuoi Calendari in Un Solo Posto. Con OneCal non devi passare da Outlook a Google Calendar per navigare tra gli appuntamenti. Abbiamo una funzionalità di Vista Calendario che ti permette di vedere tutti i tuoi calendari in un'unica visualizzazione. Puoi vedere tutte le tue riunioni, unirti alle conference call e molto altro.

  

• Eccellente Supporto Clienti e Team. Ciò che rende OneCal speciale non sono solo le sue funzionalità, ma anche il modo in cui il team valorizza ogni cliente.

  

Prezzi di OneCal

Dato che OneCal ti permette di sincronizzare più calendari in tempo reale e automaticamente, il costo si basa sul numero di calendari che desideri sincronizzare.

• Starter ($5/user/month): Collega e sincronizza fino a 2 calendari.

• Essential ($10/user/month): Collega e sincronizza fino a 5 calendari.

• Premium ($30/user/month): Collega e sincronizza calendari illimitati.

• Piani Personalizzati/Enterprise.

Per maggiori dettagli, consulta la pagina dei prezzi.

2. Reclaim.AI

Reclaim AI è uno strumento di calendario che si concentra principalmente sulla pianificazione intelligente e dispone anche di una funzione calendario che supporta Google e Outlook Calendars.

Caratteristiche Principali di Reclaim AI

• Google Calendar Sync: Con Reclaim puoi sincronizzare i calendari Google in tempo reale. Recentemente è stato aggiunto anche il supporto per Outlook, quindi puoi anche sincronizzare i calendari Outlook.

• Sincronizzazioni unidirezionali o bidirezionali: Reclaim ti permette di sincronizzare un calendario con un altro o due calendari contemporaneamente.

• Link di Prenotazione: Reclaim dispone di una funzionalità di link di prenotazione che ti permette di condividere un link con altri affinché possano prenotare appuntamenti con te, simile a Calendly.

• Programmazione di Gruppo: Puoi creare link di prenotazione per più persone, che altri possono utilizzare per prenotare tempo con un gruppo.

• Funzionalità di Programmazione Intelligente: Reclaim offre altre funzionalità intelligenti, come pause per il buffer, appuntamenti 1:1 intelligenti, abitudini smart, ecc., ma l'articolo si concentra sulla sincronizzazione del calendario, quindi non entreremo troppo nei dettagli.

Svantaggi di Reclaim AI

• Sincronizzazioni unidirezionali o bidirezionali: Reclaim non supporta la sincronizzazione multi-direzionale. Se vuoi sincronizzare più di due Google Calendar, dovrai creare più configurazioni di sincronizzazione.

• Opzioni di sincronizzazione base: Puoi scegliere di nascondere tutti i dettagli degli eventi durante la sincronizzazione, ma non puoi selezionare quali proprietà degli appuntamenti sincronizzare. Ad esempio, non puoi sincronizzare i titoli degli eventi ma rimuovere la descrizione, la sede o altre proprietà.

• Nessun supporto per iCloud: Reclaim non si integra con iCloud ad oggi.

Prezzi di Reclaim AI

Reclaim AI applica costi in base alle funzionalità specifiche e alle relative limitazioni. Per i dettagli sui prezzi, visita la loro pagina dedicata.

• Free: 2 calendari, 1 sincronizzazione.

• Starter: $8 per utente al mese.

• Business: $12 per utente al mese.

• Enterprise: $18 per utente al mese.

Per maggiori dettagli, consulta la pagina dei prezzi di Reclaim AI.

3. SyncGene

SyncGene è uno strumento che ti permette di sincronizzare Contatti, Calendari e Attività e supporta sia Outlook che Google Calendar.

Caratteristiche Principali di SyncGene

• Supporto per Outlook e Google Calendar. SyncGene supporta sia Outlook che Google Calendar, il che significa che puoi sincronizzare calendari di entrambi i servizi.

• Sincronizzazione di Attività e Contatti. Se hai bisogno di sincronizzare anche Contatti e Attività insieme ai Calendari, SyncGene è una scelta eccellente, poiché puoi configurare tutte le sincronizzazioni su un'unica piattaforma.

• Sincronizzazioni unidirezionali e bidirezionali. Con SyncGene puoi sincronizzare un calendario con un altro, o due calendari contemporaneamente.

• Link per la Condivisione Pubblica. SyncGene offre una funzionalità di link di prenotazione, che ti permette di condividere un link tramite il quale altri possono prenotare appuntamenti con te.

Svantaggi di SyncGene

• Opzioni di sincronizzazione del calendario limitate. Con SyncGene, gli eventi vengono duplicati esattamente così come sono, senza la possibilità di scegliere cosa sincronizzare, il che può portare a risultati indesiderati, ad esempio la visibilità di eventi privati per i membri del team.

• Supporta solo sincronizzazioni unidirezionali o bidirezionali. SyncGene offre solo sincronizzazioni unidirezionali o bidirezionali, il che ti limita se devi sincronizzare più di 2 calendari, poiché dovrai creare più configurazioni.

• Interfaccia utente meno intuitiva. Rispetto ad altre app di sincronizzazione, SyncGene presenta un'esperienza utente meno raffinata e potrebbe risultare un po' complesso, considerando che offre soluzioni di sincronizzazione per Contatti, Calendari e Attività.

• Nessuna funzionalità di Vista Calendario. Con SyncGene non puoi visualizzare tutti i tuoi calendari in un unico posto, poiché non offre una funzionalità di Vista Calendario. Questo significa che dovrai gestire i calendari separatamente o utilizzare un'altra app per unificare la visualizzazione.

Prezzi di SyncGene

SyncGene offre tariffe differenti per individui, team ed aziende.

Individuale:

• Free: Sincronizzazione manuale di 2 fonti.
• Premium Annuale: $7.42 al mese, fino a 5 fonti.
• Premium Mensile: $9.95 al mese, fino a 5 fonti.

Team:

• Team Premium Mensile: $19 al mese, fino a 4 membri.
• Team Premium Annuale: $14.92 al mese, fino a 4 membri.

Enterprise:

• Enterprise Mensile: $10 per membro.
• Enterprise Custom: Prezzi basati sul volume.

4. SyncThemCalendars

SyncThemCalendars è uno strumento di Calendar Sync che supporta Google Calendar e Outlook e offre buone configurazioni di sincronizzazione dei calendari.

Caratteristiche Principali di SyncThemCalendars

• Sincronizzazione unidirezionale del calendario: Con SyncThemCalendars puoi sincronizzare un calendario con un altro.

• Seleziona cosa sincronizzare: Puoi scegliere alcune proprietà degli appuntamenti che verranno sincronizzate, come descrizione, titolo, ecc.

Svantaggi di SyncThemCalendars

• Supporto solo per sincronizzazioni unidirezionali: Se intendi sincronizzare più di due calendari, diventa complicato, poiché dovrai sincronizzare ogni calendario uno per uno. Ad esempio, se vuoi sincronizzare 4 calendari, devi creare 12 sincronizzazioni differenti.

• Nessun supporto per iCloud: SyncThemCalendars al momento non supporta iCloud. Se sei un utente iCloud, puoi considerare di utilizzare OneCal come strumento di Calendar Sync.

Prezzi di SyncThemCalendars

SyncThemCalendars addebita in base al numero di sincronizzazioni che desideri creare. Come detto, questo è piuttosto limitante, in quanto non è possibile sincronizzare 3 o più calendari.

• $5 al mese o $48 all'anno, fino a 5 sincronizzazioni.

5. Zapier

Zapier è uno strumento noto e ampiamente utilizzato nel settore tecnologico (e non solo), grazie al suo vasto numero di integrazioni. Con Zapier puoi configurare dei trigger, ovvero eventi che avviano un flusso di lavoro. Una volta avviato il flusso, puoi creare più azioni.

Data questa flessibilità, Zapier può essere utilizzato anche per sincronizzare i calendari. Puoi impostare il trigger su “Un evento viene creato nel mio calendario” e l’azione su “Copia quell'evento nel mio altro calendario.”

Caratteristiche Principali di Zapier

• Workflow Trigger - Azione flessibile: Grazie alla natura modulare di Zapier, è chiaro che i flussi di lavoro sono altamente personalizzabili. Puoi selezionare un trigger e creare più azioni, utile se desideri inviare eventi da un calendario a più calendari. Questo si ottiene creando più azioni per un singolo trigger, dove ogni azione invia eventi a un calendario diverso.

• Numerose integrazioni: Zapier ha integrato praticamente tutte le piattaforme possibili, consentendo agli utenti di automatizzare processi manuali negli strumenti che usano di più.

Ecco un esempio di un flusso Zapier che clona un evento da un Google Calendar a un altro Google Calendar, attivato dalla creazione di un evento in Google Calendar.

Svantaggi di Zapier

• Scarse possibilità di personalizzare la privacy degli eventi clonati. Come già detto, i "Zap" sono flussi di lavoro; puoi scegliere un trigger e un'azione. Quando imposti l'azione di clonare eventi, non hai l'opzione di scegliere se clonare tutte le proprietà dell'evento o meno. Questo è un limite, ad esempio se vuoi sincronizzare il tuo calendario personale con quello di lavoro e non vuoi che i colleghi vedano i dettagli dei tuoi appuntamenti privati.

• Nessuna sincronizzazione bidirezionale: I "Zap" sono flussi di lavoro, ma non sono così flessibili nel contesto della sincronizzazione del calendario, in quanto sono sostanzialmente unidirezionali. Ad esempio, non puoi sincronizzare il Calendario A con il Calendario B e viceversa.

• Possibilità di generare duplicati di eventi in massa: La flessibilità e modularità di Zapier possono portare a errori nella configurazione delle automazioni di sincronizzazione. Ad esempio, se vuoi sincronizzare due calendari in entrambe le direzioni, configurando: Calendario A → Calendario B e Calendario B → Calendario A, questo creerà un loop in cui gli eventi vengono clonati ripetutamente.

• Potenzialmente costoso se sincronizzi più calendari con molti eventi: Zapier ora addebita in base al numero di task eseguiti. Se crei Zap che coinvolgono calendari con un gran numero di eventi (più di 100), dovrai pagare $29.99 al mese. Il numero di task aumenta per ogni nuovo evento creato nel trigger, poiché vengono eseguiti task per clonare gli eventi nei calendari di destinazione.

Prezzi di Zapier

Zapier ha recentemente modificato il suo modello di pricing, non addebitando più per task. Il piano gratuito consente fino a 100 task al mese. I piani a pagamento sono:

• Starter: $29.99 al mese – fino a 750 task al mese.
• Professional: $73.50 al mese – fino a 2000 task al mese.

Nota che puoi regolare il numero di task per ciascun piano a pagamento, il che può aumentare il costo.

Qual è lo Strumento di Sincronizzazione del Calendario Migliore?

In termini di funzionalità di sincronizzazione del calendario, OneCal è la scelta migliore grazie alla sua funzione di sincronizzazione multi-direzionale che permette una sincronizzazione automatica e in tempo reale di più calendari. La sua sincronizzazione affidabile e attenta alla privacy, il supporto sia per Outlook che per Google Calendar e le altre funzionalità lo rendono la scelta ideale per la sincronizzazione del calendario.

Registrati per una prova gratuita di 14 giorni per sincronizzare in tempo reale i calendari Outlook e Google, evitare conflitti di appuntamenti, risparmiare tempo e mantenere la tua vita privata al sicuro.

Domande frequenti

Un tool di sincronizzazione calendario tutela la mia privacy?

Sì. La maggior parte è configurabile e consente di scegliere quali informazioni sincronizzare. OneCal, ad esempio, permette di selezionare i campi (titolo, descrizione, ecc.) o di bloccare semplicemente l’orario senza dettagli.

Gli strumenti di sincronizzazione sono sicuri?

Sì. Usano le API ufficiali dei calendari e di solito non archiviano i dati degli eventi.

La sincronizzazione cambierà i colori dei miei eventi esistenti?

No. OneCal sincronizza gli eventi con il colore che scegli e non altera i colori originali del calendario.

La sincronizzazione avviene in tempo reale anche su dispositivi mobili?

Sì. OneCal invia gli aggiornamenti tramite API, quindi le app Google, Outlook o iCloud su smartphone e tablet restano aggiornate.

Qual è il miglior tool di sincronizzazione calendari?

OneCal è il migliore grazie all’attenzione alla privacy, alla sincronizzazione affidabile e a un supporto che risolve ogni problema.

Il tool di sincronizzazione scombinerà i miei calendari?

Generalmente no. OneCal ha funzioni di rollback: se elimini la sincronizzazione, gli eventi clonati vengono rimossi automaticamente.