조직 간 회의실 캘린더를 동기화하는 방법

조직 간 회의실 캘린더를 공유하는 일은 어렵습니다. 이 어려움은 각 조직이 다른 캘린더 제공업체를 사용할 때 더욱 복잡해집니다. 예를 들어, 한 조직은 Google Calendar를 사용하고, 다른 조직은 Outlook을 사용하는 경우입니다.

이 글에서는 조직 간 회의실 캘린더를 동기화하는 방법을 자세히 설명합니다. 이를 통해 여러 조직의 직원들이 모든 회의실의 가용 상태를 쉽게 확인하고, 일정 충돌이나 혼란을 피할 수 있습니다.

Outlook과 Google Calendar를 사용하여 조직 간 회의실을 기본적으로 공유할 수 있나요?

안타깝게도, Outlook과 Google Calendar를 사용하는 조직 간에 회의실 캘린더를 기본적으로 공유하는 것은 불가능합니다.

Google Calendar를 Outlook으로, 또는 Outlook을 Google Calendar로 내보낼 수는 있지만, 이 기능만으로는 회의실을 예약할 때 해당 회의실의 가용 상태를 볼 수 없습니다.

예시:

Acme Inc.는 Outlook을 사용해 회의실을 관리하는 기업입니다. 이 회의실은 Google Calendar를 사용하는 Wayne Enterprise에서도 사용합니다. Acme Inc.는 회의실 캘린더를 하나씩 내보내어 Google Calendar에 가져올 수 있습니다.

하지만 Wayne Enterprise의 직원이 Google Calendar에서 ‘시간 찾기’ 기능을 사용해 회의실을 예약하려 할 경우, 해당 회의실의 가용 상태를 볼 수 없습니다. Google Calendar는 기본 캘린더만 가용성 확인 대상으로 보기 때문이며, 회의실 캘린더는 보조 캘린더(가져오기된 캘린더)이기 때문입니다.

회의실을 수동으로 내보내고 가져오기를 시도해보고 싶다면, 아래 가이드를 참고해 주세요:

• Outlook 캘린더를 Google 캘린더와 동기화하는 방법
• 여러 Google 캘린더를 동기화하는 방법
• 여러 Outlook 캘린더를 동기화하는 방법

전반적으로 캘린더를 내보내는 방식은 다음과 같은 문제점을 가지고 있습니다:

• 실시간 동기화가 아님: Acme Inc.가 Outlook에서 회의실 일정을 추가해도, 해당 내용이 Wayne Enterprise의 Google Calendar에 반영되기까지 최대 24시간이 소요될 수 있습니다.
• 제한된 개인정보 보호 옵션: 회의실 예약 정보가 반영되더라도, 어떤 이벤트 속성을 공유할지에 대한 제어 권한이 거의 없습니다. 조직 간 캘린더를 공유할 경우, 정보 공개 범위에 대한 세밀한 제어가 필요합니다.

조직 간 회의실을 실시간으로 자동 동기화하는 방법은?

조직 간 회의실을 실시간으로 자동 동기화하려면 OneCal과 같은 캘린더 동기화 도구를 사용해야 합니다.

OneCal을 통해 여러 Outlook 및 Google 캘린더를 실시간으로 연결하고 동기화할 수 있습니다.

이 방식은 위에서 언급한 문제들을 우회할 수 있습니다. OneCal은 공식 Outlook 및 Google Calendar API를 활용해 회의실 일정을 직접 복제하기 때문입니다.

그 후, Google Calendar 또는 Outlook의 ‘시간 찾기’ 기능을 사용하면, 회의실의 가용 상태를 기본 캘린더 상에서 확인할 수 있습니다.

다음 단계를 따라 회의실을 자동으로 동기화하세요:

1. OneCal에 무료로 가입하기 (신용카드 불필요): OneCal은 2주간 무료 체험을 제공하므로, 부담 없이 시작해볼 수 있습니다.
2. 모든 회의실 캘린더와 공유 대상 캘린더 연결: OneCal은 모듈형 캘린더 동기화를 제공하므로, 하나의 회의실에서 다른 회의실로 또는 여러 회의실을 동시에 동기화할 수 있습니다.
3. ‘새 동기화 시작’ 클릭: 모든 캘린더 연결 후, 조직 간 회의실 동기화를 시작합니다. 예를 들어 Acme Inc.와 Wayne Enterprises의 회의실을 서로 동기화한다고 가정합니다.
4. 동기화 이름 및 방향 설정: 동기화 이름은 구분을 위한 식별자입니다. 동기화 방향은 이벤트를 어디에서 어디로 복사할지 설정합니다.
5. • 단방향: 한 캘린더에서 다른 캘린더로만 동기화됨
   • 양방향(멀티웨이): 선택한 모든 캘린더가 상호 실시간으로 동기화됨
     본 예제에서는 Acme Inc.와 Wayne Enterprises 간 회의실을 항상 동기화 상태로 유지하므로, 멀티웨이를 선택합니다.
5. 동기화할 회의실 선택: 동기화할 회의실 캘린더를 선택한 뒤, ‘다음’을 클릭합니다.
6. 회의실 간 동기화할 이벤트 속성 선택: OneCal은 이벤트 제목, 설명, 미팅 링크, 색상 지정 등 다양한 속성을 선택적으로 동기화할 수 있도록 구성할 수 있습니다.
   이 예제에서는 단순화를 위해 이벤트 제목만 동기화하고, 색상을 지정해 표시합니다.
7. ‘동기화 시작’ 클릭: 위 설정을 완료하면 ‘동기화 시작’을 클릭하여 조직 간 회의실 동기화를 시작합니다.

이제 두 조직 간 회의실이 동기화되었습니다!

위 단계를 반복하여 더 많은 회의실을 동기화할 수 있습니다. 필요에 따라 모든 회의 일정을 비공개로 표시하거나, 동기화 설정을 다르게 구성할 수도 있습니다. 중요한 점은 회의실 캘린더가 자동으로, 실시간으로 동기화된다는 것입니다.

다음은 두 조직 간 여러 회의실을 동기화한 예시입니다:

회의실 캘린더 동기화 설정에 대한 추가 질문이 있으시면, contact@onecal.io로 문의해 주세요. 가능한 최선을 다해 도와드리겠습니다.

회의실을 실시간으로 동기화하려면 OneCal을 사용하세요

OneCal은 회의실 캘린더를 동기화하는 데 있어 가장 신뢰할 수 있는 캘린더 동기화 플랫폼입니다. 많은 고객들이 OneCal을 통해 전 세계 여러 위치에 있는 수백 개의 회의실을 실시간으로 동기화하며, 여러 조직 간 커뮤니케이션을 개선하고 시간을 절약하고 있습니다.

OneCal에 무료로 가입하세요. 회의실 동기화를 시작하는 데 신용카드나 추가 약정은 필요하지 않습니다.

자주 묻는 질문 (FAQ)

Outlook과 Google Calendar 간 회의실 캘린더를 기본적으로 동기화할 수 있나요?

아니요. 가져오거나 내보낸 회의실은 보조 캘린더로 추가되기 때문에, 예약 시 가용 여부를 확인할 수 없습니다.

Google의 “시간 찾기” 또는 Outlook의 일정 도구에서 가져온 회의실의 가용 시간을 볼 수 없는 이유는?

이 도구들은 기본 캘린더만 참조합니다. 가져온 회의실은 보조 캘린더이므로 가용성이 반영되지 않습니다.

회의실 캘린더를 수동으로 가져오고 내보낼 경우 어떤 문제가 발생하나요?

이 방식은 실제 캘린더 동기화가 아니며, 가용성도 반영되지 않습니다. 가져온 캘린더는 별도 보조 캘린더로 분리되고, 실시간 업데이트가 되지 않으며(최대 24시간 지연), 노출되는 이벤트 정보에 대한 제어도 거의 없습니다.

조직 간 회의실 캘린더를 실시간으로 동기화하려면 어떻게 해야 하나요?

OneCal과 같은 캘린더 동기화 서비스를 사용하세요. Outlook과 Google 캘린더 간 회의를 직접 동기화합니다.

동기화 중 어떤 이벤트 세부 정보를 복사할지 선택할 수 있나요?

네. OneCal은 완전한 설정이 가능하며, 각 속성을 개별적으로 동기화하거나 색상별로 이벤트를 제외할 수도 있습니다.

두 개 이상의 조직 간 회의실 동기화도 지원하나요?

네. 여러 개의 Google 및 Outlook 조직을 추가하고, 다양한 회의실 간에 멀티웨이 동기화를 설정할 수 있습니다.

동기화된 회의실 간 변경 사항은 얼마나 빨리 반영되나요?

보통 몇 초 내에 반영됩니다. 미팅이 생성되거나 변경되면, OneCal은 이를 즉시 모든 연결된 캘린더에 반영합니다.

조직별로 이벤트 색상을 지정할 수 있나요?

네. 설정 중에, 각 원본 캘린더에서 복사된 이벤트에 특정 색상을 지정할 수 있습니다.

여러 조직이 OneCal에 캘린더를 연결할 때, 데이터는 안전한가요?

OneCal은 Google과 Microsoft의 승인을 받았으며 공식 API만 사용합니다. 이벤트 정보는 저장, 분석, 판매되지 않으며, 언제든지 접근 권한을 철회할 수 있습니다.