Cómo utilizar el Calendario de Google para programar citas y crear enlaces de programación de forma gratuita.

¿Qué es la Programación de Citas en Google Calendar?

Google ha introducido recientemente una nueva característica llamada "Programación de Citas de Google", que actualmente solo está disponible para las organizaciones de Google Workspace.

Con la Programación de Citas de Google, puedes crear enlaces de programación públicos directamente en tu aplicación de calendario. Luego puedes compartir estos enlaces con otros que quieran reservarte para una reunión. Esto significa que ya no necesitas usar herramientas externas como Calendly para crear enlaces de programación.

Cómo Crear una Nueva Programación de Citas en Google Calendar

Para crear una nueva Programación de Citas, inicia sesión en la cuenta de Google de tu organización y abre Google Calendar. Bajo el botón "Crear", deberías ver una opción de "Programación de citas".

Si no ves esta opción, significa que la función aún no está disponible para ti.

Paso 1: Establece el título de la programación de citas y la duración de la reunión

Establece un nombre para la programación de citas que las personas que quieran agendar una reunión contigo verán. También se convertirá en el nombre de la reunión en tu calendario si la agendan. El título de la programación de citas debe reflejar la intención de la reunión. Por ejemplo, podrías usar "Reunión con [tu nombre]", "Entrevista Técnica" o "Introducción".

Una vez que hayas establecido el título de tu reunión, también puedes ajustar su duración. Ten en cuenta que la duración predeterminada es de 1 hora, lo que generalmente no es lo que deseas. Por lo tanto, asegúrate de cambiar la duración a la longitud deseada.

Paso 2: Configura tu Disponibilidad General

Al configurar tu programación de citas, puedes definir tu disponibilidad general. Ten en cuenta que esto solo afectará a esta programación de citas en particular, y puedes crear múltiples programaciones con diferentes disponibilidades.

Evita ser demasiado específico aquí y solo proporciona tu disponibilidad general para esta reunión. Si hay un día particular en el que no estás disponible, podrás establecer esto más adelante.

Paso 3: Configura una Ventana de Programación

La ventana de programación te permite establecer limitaciones sobre cuándo se pueden reservar las reuniones. Esta característica es particularmente útil si se espera que múltiples personas reserven a través de la misma programación de citas. Es importante verificar que los ajustes coincidan con tus expectativas para las reservas.

Hay varias configuraciones que puedes ajustar en la ventana de programación, y vamos a revisar cada una en detalle:

1. "Disponible ahora" vs "Fechas de inicio y fin": "Fechas de inicio y fin" te dará la opción de definir una fecha de inicio y una fecha de fin para cuando tu enlace de reserva estará disponible. Esto es útil si quieres que el enlace de programación solo esté disponible por un cierto período de tiempo. Sin embargo, si quieres que el enlace de programación esté disponible hasta que elijas eliminarlo, selecciona "Disponible ahora".

2. Tiempo máximo de antelación con el que se puede reservar una cita: Esta configuración especifica cuánto en el futuro las personas pueden programar reuniones usando el enlace de Programación de Citas. Por ejemplo, si este valor se establece en 60 días, las personas podrán reservar una reunión contigo hasta 60 días en el futuro. Dependiendo de tus requisitos y de la frecuencia con la que se actualiza tu horario, es posible que necesites ajustar este valor.

3. Tiempo mínimo antes del inicio de la cita que se puede reservar: Este valor establece el marco de tiempo mínimo antes del cual se puede reservar una reunión. Por ejemplo, si se establece en 4 horas, las personas no podrán reservar reuniones a menos que la reunión sea al menos 4 horas después del momento en que están haciendo la reserva.

Paso 4: Ajusta la disponibilidad para fechas específicas que se desvían de tu disponibilidad normal

La disponibilidad ajustada te permite establecer excepciones a tu disponibilidad general, como se definió anteriormente. Por ejemplo, si estás configurando una programación de citas para entrevistas y no quieres ninguna entrevista en un día particular, puedes especificarlo aquí.

Ten en cuenta que si tienes tiempo bloqueado en tu calendario, no necesitas especificarlo aquí también. La disponibilidad actual de tu calendario siempre se considerará cuando alguien programe una reunión.

Paso 5: Configura la configuración de las citas reservadas

Bajo "Configuración de citas reservadas" es donde puedes personalizar aún más con qué frecuencia y cuántas reservas se pueden hacer en un día.

Tiempo de amortiguación - te permite establecer un período mínimo de amortiguación entre reservas. Por ejemplo, si este valor se establece en 15 minutos, las reservas que lleguen a través de esta programación de citas tendrán que estar al menos a 15 minutos de distancia entre sí.

Reservas máximas por día - te permite especificar el número máximo de reservas que te gustaría recibir por día a través de esta programación de citas.

Si estas configuraciones no están habilitadas, no habrá tiempo de amortiguación entre reservas y no habrá limitaciones en el número de reservas que se pueden hacer por día, siempre que no entren en conflicto con otras reservas.

Paso 6: Selecciona los Calendarios revisados para disponibilidad

La sección "Calendarios revisados para disponibilidad" es donde puedes seleccionar qué calendarios determinarán tu disponibilidad. Las disponibilidades de tus calendarios seleccionados se combinarán con las disponibilidades especificadas en "Disponibilidad ajustada" y "Disponibilidad general" para determinar tu disponibilidad final.

Tus eventos siempre aparecerán en tu calendario principal, y este calendario no se puede deseleccionar. Una vez que hayas terminado de configurar tus calendarios haz clic en "Siguiente", para configurar tu página de reservas.

Paso 7: Establece la foto y el nombre de la página de reservas

Esta es la foto y el nombre que las personas verán en tu página de reservas. Actualmente, esto no se puede cambiar para ser diferente del nombre y foto de tu cuenta, pero esto puede cambiar en el futuro.

Paso 8: Ubicación y conferencia

En esta sección, puedes especificar los detalles de dónde y cómo se realizará la reunión. Normalmente, querrías que esto fuera una URL de conferencia, pero otras opciones también son posibles. Actualmente, Google puede generar automáticamente un enlace de reunión solo para Google Meet. Sin embargo, se podrían añadir más proveedores en un futuro cercano.

Alternativamente, puedes optar por especificar la ubicación del evento o la URL de la reunión manualmente después de que la reserva sea confirmada. Para hacerlo, selecciona "Ninguna / a especificar más tarde."

Paso 9: Proporcionar una descripción de la página de reservas

Proporciona detalles adicionales sobre la reunión en esta sección. Esta información se mostrará en tu página de reservas. Ten en cuenta que no debes incluir enlaces de reunión aquí, ya que serán visibles para cualquier persona que tenga acceso a tu enlace de programación de citas.

Paso 10: Configurar el formulario de reservas

Esta sección explica cómo especificar la información que deseas que las personas proporcionen al reservar una reunión. Para empezar, se les requerirá que proporcionen su nombre, apellido y dirección de correo electrónico.

Para agregar más campos al formulario de reservas, selecciona "Añadir nuevo elemento". En el menú emergente que aparece, elige un tipo de campo e indica si es obligatorio o no. Actualmente, los dos tipos de campo admitidos son Número de teléfono y Campo de texto (Elemento personalizado). Si seleccionas Elemento personalizado, también puedes especificar una etiqueta para el campo.

Además, puedes requerir que las personas verifiquen su dirección de correo electrónico habilitando la opción "Requerir verificación de correo electrónico". Si esta opción está habilitada, la reserva no se confirmará hasta que la persona verifique su correo electrónico haciendo clic en un enlace en su bandeja de entrada.

Paso 11: Configurar las confirmaciones y recordatorios de reservas

Especifica con qué frecuencia y cuándo deseas enviar recordatorios a las personas que reserven reuniones. Por defecto, esta configuración está establecida en “1 día antes”. Dependiendo del tipo de reunión, es posible que quieras cambiar esta configuración.

También puedes agregar recordatorios adicionales seleccionando “Añadir recordatorio”.

Paso 12: Guardar tu Programación de Citas

Una vez que hayas configurado todo, haz clic en “Guardar” en el menú de Programación de Citas. Después de guardar la programación de citas, algunas líneas verticales aparecerán en tu calendario que indican tu disponibilidad para la programación de citas.

Hacer clic en cualquiera de esas líneas, o el título de la programación de citas, te permitirá cambiar la configuración de la programación de citas o obtener tu enlace de programación.

Cómo Compartir tu Enlace de Programación de Citas de Google Calendar

Para obtener tu enlace de Programación de Citas, haz clic en el nombre de la programación en tu vista de calendario o en una de las barras verticales. Aparecerá un menú emergente mostrando tu programación de citas. Aquí, puedes ver más detalles sobre la programación de citas, editarla o eliminarla.

Para obtener tu enlace de reserva, haz clic en el botón "Compartir". Esto abrirá una nueva ventana modal que te ofrece la opción de copiar el enlace o crear un incrustado para colocar en tu sitio web.

En esta ventana modal, puedes seleccionar un enlace para la Programación de Citas actual o, alternativamente, obtener un enlace para todas las programaciones de citas activas que tengas. Si eliges esta última opción, la persona que programe la reunión también deberá seleccionar la programación de citas que desee reservar.

¡Eso es todo! Ahora puedes compartir este enlace con otras personas para que reserven una reunión contigo.

Cómo añadir tu página de reservas de Google Calendar a tu sitio web

1. Abre Google Calendar.

2. Haz clic en la programación de citas.

3. Al lado de Abrir página de reservas, haz clic en Compartir

4. Bajo “Incrustar en sitio web”, selecciona una opción:

   • Para crear un botón para tus programaciones de citas en un enlace, haz clic en Todas las Programaciones de Citas

   • Para crear un botón para un enlace de reserva específico, haz clic en Una página de reserva única

5. Para abrir la opción Página de reserva en línea, haz clic en Expandir

6. Para incrustar la página de reserva directamente en tu sitio web, haz clic en Copiar código.

7. Pega el código en el HTML de tu sitio web.

8. Haz clic en Hecho.

Conclusión

La Programación de Citas de Google es una gran alternativa a herramientas existentes como Calendly. Ofrece la mayoría de las herramientas que necesitas para empezar a recibir reservas directamente desde tu calendario, y es completamente gratis si ya utilizas Google Workspace. Aunque todavía faltan algunas características, vale la pena probarlo para ver si las herramientas existentes satisfacen tus necesidades.