Comment utiliser la planification de rendez-vous de Google Calendar pour créer gratuitement des liens de réservation.

Qu'est-ce que la planification de rendez-vous de Google Calendar

Google a récemment introduit une nouvelle fonctionnalité appelée planification de rendez-vous de Google Calendar, actuellement disponible uniquement pour les organisations Google Workspace.

Avec la planification de rendez-vous de Google Calendar, vous pouvez créer des liens de réservation publics directement depuis votre application de calendrier. Vous pouvez ensuite partager ces liens avec ceux qui souhaitent prendre rendez-vous avec vous. Cela signifie que vous n’avez plus besoin d’utiliser des outils externes comme Calendly pour créer des liens de réservation.

Comment créer une nouvelle planification de rendez-vous dans Google Calendar

Pour créer une nouvelle planification de rendez-vous dans Google Calendar, suivez ces étapes :

1. Connectez-vous à votre compte Google de l'organisation.
   Pour créer une nouvelle planification de rendez-vous, connectez-vous au compte Google de votre organisation et ouvrez Google Calendar. Sous le bouton "Créer", vous devriez voir une option "planification de rendez-vous".
   Si vous ne voyez pas cette option, cela signifie que la fonctionnalité ne vous est pas encore disponible.
2. Définissez le titre de la planification de rendez-vous et la durée de la réunion.
   Choisissez un nom pour la planification de rendez-vous qui sera visible par les personnes souhaitant réserver un rendez-vous avec vous. Ce nom deviendra également celui de la réunion dans votre calendrier si un rendez-vous est pris. Le titre de la planification de rendez-vous doit refléter l’intention de la réunion. Par exemple, vous pourriez utiliser "Réunion avec [votre nom]", "Entretien technique" ou "Présentation".
   Une fois le titre défini, vous pouvez également ajuster la durée de la réunion. Notez que la durée par défaut est d’une heure, ce qui n’est généralement pas ce que vous souhaitez. Veillez donc à modifier cette durée selon vos besoins.
   
3. Configurez votre disponibilité générale.
   Lors de la configuration de votre planification de rendez-vous, vous pouvez définir votre disponibilité générale. Notez que cela n'affectera que cette planification de rendez-vous en particulier, et vous pourrez créer plusieurs plannings avec des disponibilités différentes.
   Veillez à ne pas être trop précis ici et à ne fournir que votre disponibilité générale pour cette réunion. Si un jour précis vous n'êtes pas disponible, vous pourrez le définir ultérieurement.
4. Configurez une fenêtre de réservation.
   La fenêtre de réservation vous permet de fixer des limites sur les périodes durant lesquelles les rendez-vous peuvent être pris. Cette fonctionnalité est particulièrement utile si plusieurs personnes sont susceptibles de réserver via la même planification de rendez-vous. Vérifiez bien que les réglages correspondent à vos attentes pour les réservations.
   Plusieurs paramètres peuvent être ajustés dans la fenêtre de réservation, notamment :
   • "Disponible dès maintenant" vs "Dates de début et de fin" :
     "Dates de début et de fin" vous donne la possibilité de définir une date de début et une date de fin pendant lesquelles votre lien de réservation sera disponible. Cela est souvent utile si vous souhaitez que le lien ne soit accessible que pendant une certaine période. Si, en revanche, vous souhaitez que le lien reste actif jusqu'à ce que vous décidiez de le supprimer, sélectionnez "Disponible dès maintenant".
   • Délai maximum avant lequel un rendez-vous peut être réservé :
     Ce paramètre définit combien de temps à l'avance une personne peut réserver un rendez-vous via le lien de la planification de rendez-vous. Par exemple, si cette valeur est fixée à 60 jours, une personne pourra réserver un rendez-vous jusqu'à 60 jours dans le futur. Selon vos besoins et la fréquence de mise à jour de votre planning, vous devrez peut-être ajuster cette valeur.
   • Délai minimum avant le début du rendez-vous pour qu'il puisse être réservé :
     Cette valeur définit le délai minimum avant lequel un rendez-vous ne peut être réservé. Par exemple, si elle est fixée à 4 heures, les personnes ne pourront réserver qu’un rendez-vous dont le début est au moins 4 heures après le moment de la réservation.
5. Ajustez la disponibilité pour des dates spécifiques qui dévient de votre disponibilité normale.
   La disponibilité ajustée vous permet de définir des exceptions à votre disponibilité générale, telle que définie ci-dessus. Par exemple, si vous organisez des entretiens et ne souhaitez pas en avoir un jour précis, vous pouvez l’indiquer ici.Notez que si vous avez déjà bloqué du temps dans votre calendrier, il n’est pas nécessaire de le spécifier ici. La disponibilité actuelle de votre calendrier sera toujours prise en compte lors de la réservation.
6. Définissez les paramètres des rendez-vous réservés.
   Sous la rubrique "Paramètres des rendez-vous réservés", vous pouvez personnaliser davantage la fréquence et le nombre de réservations possibles par jour.
   • Temps tampon : Permet de définir un délai minimum entre deux réservations. Par exemple, si ce paramètre est fixé à 15 minutes, les réservations devront être espacées d’au moins 15 minutes.
   • Nombre maximum de réservations par jour : Permet de spécifier le nombre maximum de réservations que vous souhaitez recevoir par jour via cette planification de rendez-vous.
     Si ces paramètres ne sont pas activés, il n'y aura ni délai ni limitation quant au nombre de réservations par jour, tant qu'elles ne chevauchent pas d'autres rendez-vous.
7. Sélectionnez les calendriers vérifiés pour déterminer votre disponibilité.
   La section "Calendriers vérifiés pour la disponibilité" vous permet de choisir quels calendriers seront utilisés pour déterminer votre disponibilité. Les disponibilités de ces calendriers seront fusionnées avec celles définies dans "Disponibilité ajustée" et "Disponibilité générale" pour établir votre disponibilité finale.
   Votre événement apparaîtra toujours sur votre calendrier principal, qui ne peut pas être désélectionné. Une fois que vous avez configuré vos calendriers, cliquez sur "Suivant" pour configurer votre page de réservation.
8. Définissez la photo et le nom de la page de réservation.
   Ce sont la photo et le nom que les personnes verront sur votre page de réservation. Actuellement, ces éléments ne peuvent pas être modifiés indépendamment du nom et de la photo de votre compte, mais cela pourrait changer à l'avenir.
9. Définissez le lieu de réservation et les options de visioconférence.
   Dans cette section, vous pouvez préciser où et comment la réunion se déroulera. Typiquement, vous souhaiterez que ce soit une URL de conférence, mais d'autres options sont possibles. Actuellement, Google peut générer automatiquement un lien de réunion uniquement pour Google Meet. Cependant, d'autres fournisseurs pourraient être ajoutés prochainement.Vous pouvez également choisir de spécifier manuellement le lieu de l'événement ou l'URL de la réunion après confirmation de la réservation, en sélectionnant "Aucun / à préciser ultérieurement".
10. Fournissez une description pour la page de réservation.
    Ajoutez des détails supplémentaires concernant la réunion qui seront affichés sur votre page de réservation. Veillez à ne pas inclure de lien de réunion dans cette description, car il sera visible par toute personne ayant accès à votre lien de planification de rendez-vous.
11. Configurez le formulaire de réservation.
    Dans cette section, vous pouvez définir les informations que vous souhaitez que les personnes fournissent lors de la réservation d’un rendez-vous. Par défaut, elles devront renseigner leur prénom, nom et adresse e-mail.Pour ajouter d'autres champs au formulaire, sélectionnez "Ajouter un élément". Dans la fenêtre qui apparaît, choisissez un type de champ et indiquez s'il est requis. Actuellement, les deux types de champs supportés sont le numéro de téléphone et le champ texte (Élément personnalisé). Si vous sélectionnez Élément personnalisé, vous pouvez également spécifier un libellé pour ce champ.Vous pouvez également exiger la vérification de l’e-mail en activant l’option "Exiger la vérification de l'e-mail". Si cette option est activée, la réservation ne sera confirmée qu’après vérification par le lien envoyé dans l’e-mail.
12. Configurez les confirmations et rappels de réservation.
    Définissez la fréquence et le moment auxquels vous souhaitez envoyer des rappels aux personnes ayant réservé un rendez-vous. Par défaut, cette option est réglée sur "1 jour avant". Selon le type de réunion, vous pouvez modifier ce réglage. Vous pouvez également ajouter des rappels supplémentaires en sélectionnant "Ajouter un rappel".
13. Enregistrez votre planification de rendez-vous.
    Une fois toutes les configurations terminées, cliquez sur "Enregistrer" dans le menu de la planification de rendez-vous. Après l'enregistrement, des lignes verticales apparaîtront sur votre calendrier, indiquant les créneaux disponibles pour la planification de rendez-vous.En cliquant sur l'une de ces lignes ou sur le titre de la planification de rendez-vous, vous pourrez modifier ses réglages ou obtenir le lien de réservation.
    

Comment partager le lien de votre planification de rendez-vous de Google Calendar

Pour obtenir le lien de votre planification de rendez-vous, cliquez sur le nom du planning dans votre vue calendrier ou sur l'une des barres verticales. Une fenêtre pop-up apparaîtra, affichant les détails de votre planification de rendez-vous. Vous pourrez y modifier, consulter ou supprimer votre planning.

Pour obtenir votre lien de réservation, cliquez sur le bouton "Partager". Une nouvelle fenêtre modale s’ouvrira, vous offrant l’option de copier le lien ou de générer un code d’intégration à placer sur votre site web.

Dans cette fenêtre, vous pouvez choisir un lien pour la planification de rendez-vous actuelle ou, alternativement, obtenir un lien pour toutes vos planifications de rendez-vous actives. Dans ce cas, la personne qui planifiera la réunion devra également sélectionner le planning pour lequel elle souhaite réserver.

C'est tout ! Vous pouvez désormais partager ce lien avec d'autres pour qu'ils réservent un rendez-vous avec vous.

Comment ajouter la page de réservation de Google Calendar à votre site web

1. Ouvrez Google Calendar.
2. Cliquez sur la planification de rendez-vous.
3. À côté de Ouvrir la page de réservation, cliquez sur Partager.
4. Sous "Intégration au site web", sélectionnez une option :
   • Pour créer un bouton pour toutes vos planifications de rendez-vous, cliquez sur Toutes les planifications de rendez-vous.
   • Pour créer un bouton pour un lien de réservation spécifique, cliquez sur Une seule page de réservation.
5. Pour ouvrir l’option Page de réservation intégrée, cliquez sur Développer.
6. Pour intégrer directement la page de réservation à votre site, cliquez sur Copier le code.
7. Collez le code dans le HTML de votre site.
8. Cliquez sur Terminé.

Conclusion

La planification de rendez-vous de Google Calendar est une excellente alternative aux outils existants comme Calendly. Elle offre la plupart des fonctionnalités nécessaires pour recevoir des réservations directement depuis votre calendrier, et il est entièrement gratuit si vous utilisez déjà Google Workspace. Si vous avez besoin de personnalisation, de plusieurs pages de réservation ou d'une planification qui fonctionne au-delà de Google Workspace, une application de planification dédiée pour Google Calendar comme OneCal comble ces lacunes.